Krav til internkontroll ved drift av eiendom

Som bygningseier er du pålagt å innføre og utøve internkontroll ved drift av eiendom. Hvilke krav stilles? Det får du vite her.

Hver dag oppholder det seg hundrevis av personer i byggene du har ansvar for driften av. For å ivareta sikkerheten til disse personene må du ha et høyt og kontinuerlig fokus på sikkerhet for alle dine eiendommer.

Det forebyggende og systematiske arbeidet – internkontroll – blir da særskilt viktig.

Hva er internkontroll?

Kort forklart er internkontroll (IK) smart kvalitetssikring av HMS-arbeidet i eiendomsdriften.

Internkontroll er systematiske tiltak som sikrer at virksomheten planlegger, organiserer, utfører, sikrer og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende krav i lover, forskrifter og regelverk.

I praksis innebærer dette at virksomheten må være oppdatert på det til enhver tid gjeldende HMS-regelverk. Dessuten plikter man å kontrollere og dokumentere at eiendommens faktiske tilstand og drift er i samsvar med HMS-lovgivningen.

Internkontroll består av egenkontroll og ekstern kontroll. Det innebærer at noen kontroller utføres av bygningseier selv, mens andre utføres av eksterne aktører.

I internkontrollforskriften § 4 Plikt til internkontroll heter det at “Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.”

Systematisk og forebyggende

Det er et krav etter internkontrollforskriften at HMS-arbeidet skal være systematisk og forebyggende, det vil si at man jobber regelmessig og planmessig med kartlegginger og tiltak for å sikre at driften av eiendom er i samsvar med HMS-lovgivningen.

Internrevisjon

Virksomheten må gjennomgå sitt eget internkontrollsystem og vurdere om det har fungert i praksis, eller om det bør endres. En slik gjennomgang kalles gjerne for internrevisjon. Denne skal dokumenteres skriftlig og utføres minst én gang i året eller ved endringer i virksomheten.

Krav om skriftlig dokumentasjon

Selve gjennomføringen av tiltakene er den viktigste delen av internkontrollen, noe som innebærer god dokumentasjon. Internkontrollforskriften § 5 angir at deler av virksomhetens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig. “i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.”

Følgende skal dokumenteres skriftlig:

• Organisering som viser hvordan ansvaret, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt.
• Risikovurdering av farer og problemer: Planer og tiltak for å redusere risikoforhold, deretter utarbeide handlingsplaner for rettingsarbeidet med hensyn til disse avvikene (jf. internrevisjon, nevnt ovenfor).
• Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i, eller i samsvar med, HMS-lovgivningen
• Overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. I praksis gjøres dette gjerne ved at man lager en “sjekkliste” for selve internkontrollen.
  
  

Kravene til internkontroll oppsummert

Oversikt: Sørg for at lovene og forskriftene i HMS-lovgivningen som gjelder for virksomheten, er tilgjengelig. Ha oversikt over de krav som er spesielt viktig for virksomheten.

Kunnskap: Sørg for at dine ansatte har nødvendige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske arbeidet med internkontrollen.

Medvirkning: Sørg for at dine ansatte medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

Mål: Fastsett mål for internkontrollen.

Ansvarsfordeling: Ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt.

Kartlegging: Kartlegg farer og problemer, og vurder risiko. Utarbeid tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

Iverksetting: Iverksett rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen.

Overvåking: Overvåk og gjennomgå internkontrollen systematisk for å sikre at den fungerer som forutsatt.

Internkontroll handler om å forebygge

Hensikten med internkontrollen ved drift av eiendom er sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide, slik at det ikke skjer ulykker eller uønskede hendelser i bygget ditt.

Det er viktig at du som bygningseier/driftsansvarlig er kjent med ditt ansvar i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Du og dine medarbeidere bør deretter legge vinn på å gjennomføre dette på en så effektiv og godt dokumentert måte som mulig.

I veiledningen til internkontrollforskriften finner du en god beskrivelse av det som skal gjøres.