Kundereferanse

Løvbjerg Supermarked

Løvbjerg Supermarked kaster ikke bort tiden.

Løvbjerg Supermarked

Vi var ikke i tvil om valget av Staff, da vi fikk svar på alle våre spørsmål. Johnny Rosenlund, IT-sjef, Løvbjerg Supermarked

Vaktplanlegging og etterfølgende godkjenning av alle ansattes dagssedler er ofte til stort bry for butikksjefen, men ikke i de 15 butikkene til Løvbjerg Supermarked, der manuelle rutiner nå er erstattet med det intelligente programmet Staff.

Løvbjerg Supermarked har brukt EG Retail (tidligere IT Gruppen) som IT-leverandør i mer enn åtte år. Det nære samarbeidet har bidratt til at Løvbjerg Supermarkeds butikkløsning er blitt videreutviklet, og er i dag et moderne IT-system fra kasselinje til kjedekontor.

Tidkrevende rutiner
Løvbjergs administrasjon i Horsens har fullt fokus på å effektivisere prosessene i virksomheten. Tidligere brukte kjedens butikksjefer mye tid på timeregistrering og vaktplanlegging, noe som var lite hensiktsmessig.

Tidligere var håndskrevne dagssedler og hjemmelagde Excel-ark et vanlig syn i våre butikker. Derfor besluttet vi å effektivisere de daglige rutinene for timeregistrering og vaktplanlegging. Vi inviterte 3-4 leverandører til Horsens, som alle presenterte sine produkter. EG Retail presenterte Staff, og vi var ikke i tvil om valget, da alle våre spørsmål ble besvart", sier IT-sjef Johnny Rosenlund i Løvbjerg Supermarked.

Fordeler med Staff
Det sentrale i Staff er de ansattes stamdata og butikkens vaktplaner. I Staff blir alle medarbeidere opprettet og vedlikeholdt, og det er mulig å ta hensyn til medarbeidernes ferieønsker, faste fridager, ønskede fridager og avspasering.

"Ved nyansettelser oppretter vi medarbeideren i Staff. Deretter blir ansettelseskontrakten skrevet ut – også fra Staff. Prosedyren avsluttes med at stamdata blir sendt elektronisk til kjedens HR-system", forteller Johnny Rosenlund.

"Jeg sparer mye tid hver eneste dag. Tidligere brukte jeg minst en halv dag når det nærmet seg lønnsutbetaling og dagssedlene skulle godkjennes. Nå bruker jeg bare 2-3 minutter om dagen på å kontrollere gårsdagens bemanning,” tilføyer butikksjef Søren Christensen i Løvbjerg Viborg.

Kurs med egne data
Samtlige butikksjefer i Løvbjerg var på kurs i Staff før systemet ble tatt i bruk. Kursene ble holdt i Løvbjergs eget kurslokale i Viborg, og tok utgangspunkt i reelle data fra hver enkelt butikk. Før kurset hadde deltakerne forberedt seg ved å ta med sine vaktplaner og fastsette medarbeidernes ønsker med hensyn til fremtidige arbeidstider.

"Det var en veldig stor fordel å behandle egne data på kurset. Det gjorde kurset aktuelt og enklere å forholde seg til. Da vi forlot kurslokalet, hadde vi aktuelle planer under armen, som vi straks kunne ta i bruk hjemme i butikken", fortsetter Søren Christensen.

Korrekt lønnsutbetaling hver gang
Det er satt opp en PC med touch-skjerm i personalområdet i butikkene, der medarbeiderne logger seg på og registrerer timer. Når de kommer om morgenen, melder de seg inn i Staff, og i løpet av dagen registrerer de pauser og melder fra etter endt arbeidsdag. På den måten holder Staff alltid styr på timetallet.

Tidligere brukte jeg mye tid på å kontrollere om de registrerte timene var korrekte. Medarbeiderne kunne gjøre feil, og det samme kunne jeg. I Staff er timene alltid korrekte, noe som skaper ro og sikkerhet for alle. Medarbeiderne betrakter ikke Staff som overvåking og kontroll, men heller som en hjelp til å få utbetalt korrekt lønn,” sier Søren Christensen og avslutter:

"Jeg bruker et par minutter hver dag på å kontrollere mine data i Staff. Dermed kan jeg overføre opplysningene fra Staff til vårt lønnssystem ved hjelp av noen få museklikk.