Kundereferanse

Meny

Oversikt over timene hos Meny.

Meny

I Staff er timene alltid korrekte, noe som skaper ro og sikkerhet for alle. Karin Duvander, regnskapssjef, Meny, Måløv

Vaktplanlegging og etterfølgende godkjenning av alle de ansattes dagssedler er ofte et ressurskrevende arbeid – men ikke hos A/S Jørgen Andersen i Måløv, der manuelle rutiner er erstattet med det intelligente programmet Staff.

EG Retail har levert Staff-vaktplanlegging til A/S Jørgen Andersen i Måløv. Bedriften står bak to Meny-butikker og to XL-BYG-markeder nord for København. De fire butikkene har brukt Staff i over ett år, og både fellesadministrasjonen og de enkelte avdelingslederne har fått langt bedre oversikt over vaktplaner og lønnskostnader.

Store tidsbesparelser og færre feilkilder
Bedriften har fullt fokus på å effektivisere prosessene i de fire butikkene. Tidligere brukte de 20 avdelingslederne veldig mye tid på timeregistrering, kontroll og vaktplanlegging, noe som var lite hensiktsmessig.

"Tidligere var håndskrevne dagssedler og hjemmelagde Excel-ark et vanlig syn i våre butikker. Når det nærmet seg lønnsutbetaling, brukte jeg minst en halv dag å godkjenne og taste inn data i lønnssystemet. Nå sparer jeg mye tid, ettersom det bare tar 2-3 minutter hver dag å kontrollere når medarbeiderne kom og gikk dagen før,” sier regnskapssjef Karin Duvander.

Data overføres med noen få klikk
Det sentrale i Staff er de ansattes stamdata og butikkenes vaktplaner. I Staff blir alle medarbeidere opprettet og vedlikeholdt, og det er mulig å ta hensyn til medarbeidernes ferieønsker, faste fridager, ønskede fridager og avspasering.

Fellesadministrasjonen i Måløv håndterer samtlige lønnsutbetalinger til de mer enn 200 ansatte i alle butikkene. Arbeidet med å konvertere registrerte vakter, timer og tillegg fra Staff til lønnsystemet er enkelt og effektivt.

"I Staff kan vi se når avdelingslederne har godkjent sine medarbeideres arbeidstimer. Ved hjelp av noen få museklikk viderebehandler vi opplysningene, og alle medarbeidernes lønn er klar i løpet av ganske kort tid. Det er meget enkelt, og vi slipper samtidig å taste inn allerede kjente data," forteller Karin Duvander.

Korrekt lønnsutbetaling hver gang
Der er satt opp PC-er med touch-skjermer i butikkenes personalområder, der medarbeiderne kan logge seg på og registrere når de kommer og går. Når de kommer om morgenen, melder de seg inn i Staff, og i løpet av dagen registrerer de sine kaffe- og lunsjpauser, og melder også fra når de avslutter arbeidsdagen. Dermed holder Staff alltid styr på timetallet.

"Tidligere brukte jeg mye tid på å kontrollere om de registrerte timene var korrekte. Medarbeiderne kunne gjøre feil, og det samme kunne jeg. I Staff er timene alltid korrekte, noe som skaper ro og sikkerhet for alle. Medarbeiderne betrakter ikke Staff som overvåking og kontroll, men heller som en hjelp til å sikre at de får utbetalt korrekt lønn,” fortsetter Karin Duvander.

SMS-funksjon og registrering med fingeravtrykk
Staff fra EG Retail brukes til vaktplanlegging og timeregistrering for mer enn 16 000 ansatte, og er dermed Danmarks ledende løsning på området. I nært samarbeid med sine kunder utvikler EG Retail løsningen kontinuerlig, og det kommer stadig flere funksjoner til.

I likhet med A/S Jørgen Andersen bruker mange bedrifter touch-skjermer til timeregistrering, men nå er det dessuten mulig å registrere når man kommer og går med en ny påloggingsfunksjon. Funksjonen omfatter blant annet en fingeravtrykkskanner, som sikrer 100 % korrekt innlesing og eliminerer all tvil vedrørende komme- og gåtider.

En annen nyutviklet funksjon i Staff kan brukes til å sende SMS-er til enkeltmedarbeidere eller en bestemt medarbeidergruppe. Funksjonen er meget praktisk hvis man plutselig står i beit for folk på en vakt, og kan også brukes til faste påminnelser – for eksempel til yngre medarbeidere dagen før de skal møte. De ansatte kan svare på SMS-en umiddelbart, noe som gir rask responstid.