Kundereferanse

XL-BYG

XL-BYG har orden i sysakene med Microsoft Dynamics AX.

XL-BYG – Dynamics AX

Hver enkelt forretning bestemmer selv hvilket IT-system den vil bruke. Derfor er det en stor fordel å få et felles omdreiningspunkt med AX. Peter Clausen, IT-sjef, XL-BYG

XL-BYGs medlemmer er i stor grad selvstendige og selvgående forretninger, noe som også har betydning for valg av IT-system.

"Hver enkelt forretning bestemmer selv hvilket IT-system den vil bruke. Derfor er det en stor fordel å få et felles omdreiningspunkt med Axapta," sier IT-sjef Peter Clausen i XL-BYG.

Logikken fra økonomisystemet lagt ut på ekstranett
Programvarehuset EG har – ved hjelp av de integrerte nettverktøyene i Dynamics AX – utviklet et ekstranett der medarbeiderne i de ulike trelasthandlene og byggemarkedene kan jobbe direkte i XL-BYGs AX-system via en nettleser.

"Stort sett samtlige forretningsprosesser i XL-BYG er lagt inn i AX-systemet. Fra disse er opplysninger om leverandører, omsetning, avtaler, varer, kampanjer og priser tilgjengelige på nett. Dermed kan vi dra nytte av samme forretningslogikk som benyttes internt i XL-BYG og overfor medlemmene," forklarer Karl Ib Roed Sørensen i EG.

Regnskapsmedarbeiderne i medlemsforretningene kan selv skrive ut fakturaer via en nettleser – eller overføre dem direkte til sitt eget økonomisystem. Selv om butikkene bruker syv-åtte andre og forskjellige økonomisystemer, overføres opplysningene digitalt fra det felles AX-systemet, noe som reduserer behovet for manuelle inntastinger.

Avdelingslederne for de ulike fagområdene i butikkene kan selv trekke ut vareutvalg, -opplysninger og priser, og ikke minst bestille varer. Marketingfolkene kan trekke ut opplysninger om tilbud og kampanjer, og utarbeide egne reklamebrosjyrer med nøyaktige varefakta og aktuelle priser.

"Lederen kan gå direkte inn og følge omsetningen, og dessuten se de nyeste samarbeidsavtalene med leverandørene. Tidligere ringte de ofte for å sjekke om de hadde den nyeste utgaven. Det slipper de nå,” forteller Peter Clausen.

Dynamics AX er sentralnervesystemet i XL-BYG
IT-sjefen i XL-BYG påpeker at innkjøpsforretningen tidligere sendte "kassevis med utskrifter" per brev hver måned til butikkene med opplysninger om månedens kjøp samt hvor mange kjøp de manglet for å nå neste bonustrinn. Butikkene får nemlig bonus på bakgrunn av størrelsene på sine innkjøp.

"Nå kan de selv gå inn og finne nøyaktige tall, og eventuelt etterbestille opp til bonusgrensen hvis det er ønskelig. Vi har spart utrolig mange vinduskonvolutter de siste par årene, og medlemmene har alltid tilgang til fullt oppdaterte opplysninger,” forteller IT-sjef Peter Clausen i XL-BYG.

I praksis bestiller forretningene selv varer i henhold til XL-BYG-avtalene direkte fra leverandørene. Fakturaen og pengene går imidlertid alltid gjennom XL-BYG og innkjøpsselskapets AX-løsning. XL-BYG mellomfakturerer altså fra leverandørene og ut til butikkene – og leverandøren får betalingen direkte fra XL-BYG.

"Men når vi har kampanjetilbud, krever leverandørene at XL-BYG samler bestillingen fra alle butikkene, og så bestiller medlemmene direkte i AX-systemet," forklarer Peter Clausen og understreker dermed hvordan den nettbaserte AX-løsningen alltid er det sentrale elementet i XL-BYGs daglige arbeid.

Dynamics AX-økonomisystemet er fundamentet
I et samarbeid mellom XL-BYG og EG har den omfattende nettbaserte løsningen gjennomgått en løpende utvikling de siste to årene. Systemet er i drift også i flere andre detaljhandelskjeder, men fortsatt står mange nye funksjoner på ønskelisten.

"Det avgjørende er at vi kan legge ut stadig flere funksjoner til medlemmene. For eksempel kan de nå selv oppdatere kontaktpersonene i forretningene, slik at vi alltid vet at vi har riktige navn og numre på de ansvarlige for de ulike vareutvalgene," forklarer Peter Clausen.

EG har ikke brukt annen teknologi enn verktøyene som er innebygd i AX til å utvikle kjedeløsningen for XL-BYG. Likevel har det vært en omfattende oppgave.

"Teknologien har ikke skapt problemer, men vi har måttet bygge ut et standard økonomisystem med løsninger på bransjens mange spesielle behov uten å foreta korrigeringer i selve økonomisystemet, slik at XL-BYG automatisk får glede og fordeler av fremtidige utbygginger fra Microsoft. Men det er ingen enkel oppgave å få 400 ulike leverandører til å henge sammen med over 240 butikker med hvert sitt økonomisystem," avslutter Karl Ib Roed Sørensen i EG.