Styringssystem, kvalitetssystem og ledelsessystem – hva er forskjellen?
Hva er forskjellen på styringssystem, kvalitetssystem og ledelsessystem?
Med så mange lignende begreper som styringssystem, kvalitetssystem og ledelsessystem, kan det være vanskelig å vite hva som skiller dem. Ofte brukes disse begrepene om hverandre. Vi skal hjelpe deg å differensiere mellom alle disse systemene så godt vi kan!
Her ser du en illustrasjon på hvordan et styringssystem, kvalitetssystem og ledelsessystem samhandler:
Øverst markert i blått ser vi ledelsessystemet som definerer styringen av bedriften. Ledelsessystemer omfatter organisering, planlegging, budsjettering og mer. Det finnes mange forskjellige ledelsessystemer. For eksempel vil et ledelsessystem for kvalitet fokusere på punkter som kvalitetsmål og kvalitetspolicy. Med andre ord sørger ledelsessystemet gjennom arbeidsprosesser og godt utarbeidede rutiner at det er kvalitet i alle ledd.
Et kvalitetssystem er systemer som brukes for å sikre at produkter og tjenester oppfyller bestemte kvalitetskrav. Dette kan gjøres gjennom målinger, overvåkinger og analyser. Du kan si at ledelsessystemet som fokuserer på kvalitet, er en kombinasjon av et kvalitetssystem og styringssystem.
Styringssystemet er markert i grønt og ligger utenfor det blå feltet. Dette er fordi et styringssystem i seg selv kun er et verktøy for å håndtere styringen. Uten innhold har den faktisk ikke noe med ledelsessystemet å gjøre.
Er det noe uklart? La oss gå enda nærmere inn på de forskjellige systemene.
Hva er et styringssystem?
Et styringssystem kan defineres som et verktøy for å skape orden i en virksomhet. Med et system der de ansatte har oversikt over hvordan prosessene ser ut, vil det gjøre det mye lettere å styre virksomheten mot samme mål. Du kan se på styringssystemet som et rammeverk rundt bedriftens mål, prosesser og metoder.
Når vi snakker om begrepet styringssystem, vil du ofte også høre om kravene til internkontroll. Dette er fordi internkontrollen skal være et element i den daglige driften av virksomheten. Styringssystemet hjelper med hvordan virksomheten skal styres, mens internkontrollen er prosessen som sikrer at alle virksomhetens mål og metoder er i samsvar med lovverk og interne retningslinjer.
Sikker jobbanalyse (SJA) pleier også å inngå i en virksomhets styringssystem. Dette er et lurt verktøy spesielt utbredt i oljeindustrien, elektro-, bygg- og anleggsbransjen for å senke ulykkesstatistikken på arbeidsplassen.
Ulike former for styringssystem
EG Landax er et web-basert styringssystem. I dette systemet kan man blant annet:
- Legge inn prosedyrer og prosesser
- Registrere avvik
- Holde kontroll på utstyr
- Legge inn handlingsplaner og mål
- Opprette sjekklister
Dette er én form for styringssystem.
En annen form kan rett og slett være en bedrifts ringperm-system eller mappestruktur lokalt på PC-en. Dette er nok ikke et bærekraftig system i forhold til et digitalt styringssystem, men per definisjon er dette også en type styringssystem.
«Om du går til anskaffelse av et styringssystem, har du ikke automatisk et ledelsessystem eller kvalitetssystem. Du har kun verktøyet for å implementere det.»
Hva er ledelsessystem?
Et ledelsessystem er det systemet virksomheten benytter seg av for å styre prosesser og aktiviteter slik at det oppfyller bedriftens mål og visjoner.
Ledelsessystemet er de prosedyrene, prosessbeskrivelsene og rutinene bedriften har fastsatt og utøver for å nå sine mål. Arbeidet utføres på en definert måte, registreringer foretas, ansvaret er fordelt og forbedringsmuligheter oppdages og tas tak i.
Ulike typer ledelsessystem
Det finnes forskjellige ledelsessystemer som setter søkelys på ulike områder. Man har blant annet ledelsessystemer for miljø, næringsmidler og energi. Man kan også ha et ledelsessystem for kvalitet.
«Du kan si at ledelsessystem er det faktiske innholdet i et styringssystem. »
Kvalitetssystem eller kvalitetsstyringssystem?
Hva er egentlig et kvalitetsstyringssystem? I dag bruker vi gjerne forkortelsen kvalitetssystem. Men hvordan ble det slik? Når vi snakker om et ledelsessystem for kvalitet, tenker du kanskje på ISO 9000 eller ISO 9001? Navnet på disse ISO-standardene het tidligere «Systemer for kvalitetsstyring», eller «Kvalitetsstyringssystem». Dette ble deretter forkortet til «Kvalitetssystem». Dette er derfor mange bruker begrepene kvalitetsstyringssystem, kvalitetssystem og ledelsessystem om hverandre. La oss forklare dette litt nærmere.
Hva er kvalitetssystem?
Kvalitetssystem har blitt en samlebetegnelse for alt som har å gjøre med styring av en bedrift. Som nevnt, har det nok mye med navnet på ISO-standardene å gjøre. ISO 9000 og 9001 hadde nemlig i begynnelsen fokus på å sette standard for rett kvalitet. De het da «Systemer for kvalitetsstyring», eller «Kvalitetsstyringssystem» (forkortet til kvalitetssystem) fordi systemet de forholdt seg til å styre kvaliteten på selve produktet.
Etter hvert som tidene endret seg, handlet ikke ISO-standardene lenger bare om å sette standarden for rett kvalitet. Nå dreide det seg om hvordan å lede virksomheten til rett kvalitet. Navnet «Systemer for kvalitetsstyring» ble til «Ledelsessystemer for kvalitet».
La oss tenke tilbake til hva et styringssystem er. Det er definert som verktøyet for styring. Dersom du ønsker et verktøy for styring av kvalitet, heter det da et «kvalitetsstyringssystem». Det er jo akkurat det samme navnet som den gamle ISO-standarden! Dette betydde at du både kunne snakke om verktøyet og innholdet når du snakket om kvalitetsstyringssystem eller kvalitetssystem. Når styringssystemet for kvalitet ble kalt kvalitetssystem, var det derfor også nærliggende å kalle andre typer styringssystemer for kvalitetssystem.
Kort sagt er et kvalitetssystem en sammenslåing av både kvalitetsstyringssystemet, kvalitetsledelsessystemet og alle andre typer styringssystemer. I praksis snakker man både om kvalitetssystem som et verktøy og innholdet for styring av en bedrift.
Husk at kvalitet er veldig viktig, men du må også huske andre aspekter i en virksomhet slik som arbeidsmiljø, energi og internkontroll. Da er det kanskje heller bedre å fokusere på ledelsessystem, siden det omfatter alle områder du ønsker å ha styring på. Slik som ledelsessystem for kvalitet og et ledelsessystem for miljø, som du begge kan styre i styringssystemet ditt.
Oppsummering
- Styringssystem er et verktøy for å skape orden i en virksomhet. Med et system der ansatte arbeider i samsvar med de målene og metodene ledelsen har satt, blir det mye lettere at alle styrer bedriften mot samme retning.
- Ledelsessystem omfatter alle prosedyrene, prosessbeskrivelsene og rutinene man ønsker å ha styring på for å kunne nå bedriftens mål. Det finnes et ledelsessystem for kvalitet og kanskje har du også et ledelsessystem for miljø. Begge disse styrer du i styringssystemet ditt.
- Kvalitetssystem har blitt en samlebetegnelse for alt som har å gjøre med en styring av en bedrift.
Et komplett system for kvalitetsledelse og internkontroll
EG Landax er et nettbasert styringssystem for administrasjon, ledelse og kontroll. Du får alle verktøy du trenger for å utøve kvalitetsledelse samlet i én programvare.
