Levering til rett tid og en forsikring om at fisken er kald, glasset er helt, og grisen er glad. Det er i utgangspunktet alt kundene dine forventer.
Du administrerer biler og sjåfører, overholder krav til håndtering av gods og koordinerer forbindelsen med andre transportører. TMS-systemet EG Transport (ASPECT4) setter fart på prosessene og hjelper deg å levere varene.
Med EG Transport (ASPECT4) kan du håndtere gods og transport digitalt, enkelt og oversiktlig.
ASPECT4 gir deg
• Oversikt over alle prosesser
• Integrert kommunikasjon med sjåførene
• Full gjennomsiktighet
• Mulighet for selvbetjeningstjenester
Med ASPECT4 får du samme TMS-system som større speditører, men tilpasset behovene i din virksomhet.
Det er bare å logge inn, så har du full oversikt. Det er enkelt. Det er effektivt.
TMS-systemet EG Transport (ASPECT4) har apper og smarte funksjoner – for eksempel en sjåførapp, trailerapp for skader, eService for bileiere, robotfakturering og flere andre.
Få et ekstra gir med EG Transport! (ASPECT4)
Med ASPECT4 Trailer App kan sjåføren raskt registrere, dokumentere og dele en skade med speditøren.
Sjåføren logger inn på appen ved å spesifisere trekkvogn og tilhenger.
Under skaderegistrering kan du som sjåfør se hvilke skader som er registrert tidligere på den angitte tilhengeren. Her kan du også se bilder av hver registrerte skade og dermed få oversikt over tidligere skader.
Ved registrering av skaden velger du et område, f.eks. baklys og skadens type (mangel).
Du kan ta et bilde med smarttelefon eller nettbrett for å dokumentere skaden. Når sjåføren har godkjent skaden, blir den registrert i ASPECT4 med et tidsstempel. Via avviksregistreringen i ASPECT4 kan transportlederen finne sjåførens registrering av skaden og se bildedokumentasjonen.
Det er mulig å la en registrert skade automatisk sette i gang en arbeidsflyt eller sende ut e-post, slik at dere kan få håndtert skaden umiddelbart.
I avviksregistreringen kan du følge status, se saksgangen og hente ut statistikk om hvilke personer som er skyld i skader, og hvor skadene skjer.
Appen gjør det mulig å beregne prisen på ett enkelt frakteoppdrag, der en bestemt mengde og type gods skal fraktes fra A til B. Appen egner seg særlig godt til lynraske svar på forespørsler fra «tilfeldige kunder». Beregningen er basert på standardtilbud, og tilbudet kan sendes per e-post ved at du bruker en standardmal.
Målgruppe: Spedisjonsmedarbeidere
Med denne appen kan den enkelte transportlederen raskt få oversikt over egne arbeidslister for ikke avsluttede transporter. Ikoner viser siste meldte status for bilen, og man kan også se kontaktopplysningene til sjåføren. Bookingdisposisjoner kan omplasseres og eventuelt avdisponeres eller omdisponeres til andres eller egne mapper.
Målgruppe: Transportledere.
Appen gir et øyeblikksbilde av ressurssituasjonen. Gjeldende status og en rekke opplysninger om trekkvogner og tilhengere vises i et oversiktsbilde, og med integrasjon mot et bakenforliggende flåtestyringssystem er det dessuten mulig å følge ressursene på det innebygde kartet i enheten.
Målgruppe: Transportledere.
Appen viser en oversikt over de arbeidslisteavdelingene speditøren har tilgang til. Den viser samlet statistikk for den valgte perioden, f.eks. omsetning, kostnader og dekningsbidrag. Summene kan sammenlignes med tidligere perioder, og utvalgte statistikker kan vises i grafiske diagrammer.
Målgruppe: Transportledere.
Med denne appen får sjåførene dine eller sjåførene til partnerne dine en enkel og tydelig oversikt over dagens oppgaver. Det er ikke behov for å skrive ut kjørelister, og for sjåførene er det en fordel at listen alltid er oppdatert. Den gjenspeiler for eksempel eventuelle endrede planer som gjøres under kjøreplanleggingen hjemme på kontoret, og den inneholder kartopplysninger om laste- og lossepunkter.
Nå kan du få underskriften fra sjåførappen rett over på CMR-fraktbrevet. Fraktføreren underskriver via appen, og deretter blir underskriften overført til CMR-fraktbrevet, slik at det kan brukes som POD.
Fra versjon 6.8 er det mulig å motta pushvarsler i sjåførappen. De bidrar til å sikre at sjåføren blir informert om endringer, slik at man straks ser at det kommer ut ny informasjon.
Sjåfører og bileiere kan nå også kommunisere via en chat-funksjon i appen og ASPECT4.
Transportlederen kan bruke Activity Stream til å sende ut en melding til sjåføren. Sjåføren blir varslet om at det har skjedd en endring i arbeidslisten og kan lese og besvare meldingen i appen.
Overlat fakturaarbeidet til en programvarerobot. Det sparer tid og ressurser.
Robotfakturering i ASPECT4 automatiserer de manuelle arbeidsoppgavene dere bruker tid på når dere oppretter og sender ut fakturaer.
Det tar i gjennomsnitt 2,75 minutter å opprette og sende én faktura manuelt. Når roboten oppretter ca. 175 fakturaer per dag, tilsvarer dette en besparelse på minst 160 timer per måned. Med en robot oppnår man dessuten bedre kvalitet og sikkerhet når man sender ut fakturaer.
Med robotfakturering kan du automatisere og styre prosessen. Det eneste kravet er at kundens tilbud er opprettet korrekt i systemet, eller at du husker å taste inn en avtalt spotpris på bookingen.
Optimaliser disponeringen og avstemmingen med ASPECT4.
Er du også lei av å bruke for mange ressurser på langsomme avstemmingsprosesser?
Dette kan du gjøre noe med: Disponer med ASPECT4 og integrer med PTV xServer, så kan du både optimere disponeringen og automatisere avstemmingen.
Når du som transportleder har disponert turen korrekt, inkludert start- og stoppsteder, terminaler og eventuelle ferger, kan du umiddelbart beregne turens kostnader og tydelig se turens dekningsbidrag før sjåføren blir sendt av gårde. Samtidig vises ruten på et kart der du kan se hele turen.
Den planlagte turen inneholder alt man trenger til videre avstemming, f.eks. tilbakelagte kilometer og betalt veiavgift, beregnet ut fra bilens opplysninger og EURO-normen.
Turen er beregnet på de nøyaktige geokodene som enkelt kan hentes inn i ASPECT4 via masse-geokoding.
Når turen er over, kan bilkrediteringen kjøres automatisk på bakgrunn av den allerede utførte beregningen, og avregningen kan enkelt og raskt sendes til sjåføren.
PTV xServer er en skyløsning, så du trenger ikke å installere en stor server for å få tilgang til beregningene.
Den første fasen av FuturePlanning, kalt Assisted Planning, er nå klar. Den består av fire områder:
Samtidig introduseres produktgrupper til bookingene, slik at de kan kategoriseres og håndteres forskjellig i forhold til de nye funksjonene.
Vil du også fortelle kundene dine når varene deres kommer frem? Med den nye ETA-modulen i ASPECT Transport kan du vise dem det.
Nå er det blitt mulig å angi ETA i ASPECT4 Transport og dele den med kundene dine. Når informasjonen angis og deles, får kunden en indikasjon på at det er tatt stilling til ankomsttidspunktet, slik at kunden ikke trenger å kontakte deg for å spørre når varene kommer.
For å lette og optimere prosessen rundt POD-er, er det laget en ny POD-
skanneløsning, slik at du enklere får POD-ene dine inn i ASPECT4.
Få leverandøren til å sende POD-er direkte via e-post til en fast innboks. Denne tømmes automatisk av ASPECT4, og POD-ene lastes inn. Hvis det leveres på eget fraktbrev som er skrevet ut i ASPECT4, prøver ASPECT4 å finne bookingnummeret og arkivere POD på bookingen. Hvis bookingnummeret ikke finnes, eller hvis det leveres på et annet fraktbrev enn ASPECT4, sendes POD videre til arbeidsflyten.
Rekvisisjonsmodulen er en overbygning til reservasjonssystemet som gjør det enkelt å bokføre leverandørfakturaer bare ved å oppgi et rekvisisjonsnummer.
Fremgangsmåten for godkjenning og bokføring av bilag blir mer effektiv med rekvisisjonsmodulen. Samtidig minimeres tiden transportledere og speditører bruker på administrative oppgaver, slik at de kan konsentrere seg om det de er best til – å flytte gods og betjene kundene.
Én av prosessene som legger beslag på svært mange ressurser i virksomheten, er behandling av leverandørfakturaer. Med vår nye rekvisisjonsmodul kan denne prosessen optimaliseres betydelig.
Rekvisisjonsmodulen er en overbygning til reservasjonssystemet som gjør det mulig å optimalisere arbeidsflyten i forbindelse med godkjenning og bokføring av leverandørbilag. Samtidig får dere flyttet noen administrative oppgaver bort fra speditørene, slik at de kan konsentrere seg om sine kjerneområder og flytte gods, i stedet for å bruke verdifull tid på diverse bilag.
Med reservasjonssystemet kan den enkelte speditøren reservere kostnadene sine mens det arbeides på den aktuelle transporten. Og med rekvisisjonsmodulen er det ikke lenger nødvendig å involvere speditøren, med mindre det reserverte beløpet avviker fra fakturabeløpet (+/- et gitt akseptert avvik). Jo mer nøyaktige reservasjonene er, desto mer effektiv blir bruken av rekvisisjonsmodulen, og desto mindre tid må speditørene bruke på administrasjon.
Rekvisisjonsmodulen gjør det mulig å opprette reservasjoner i norske kroner og utenlandsk valuta både direkte fra bookingen og fra flerleddet disponering (via bro/ferge-modulen). Hver reservasjon blir opprettet med et rekvisisjonsnummer som speditøren oppgir til leverandøren. Reservasjoner fra bestillinger og flerleddet disponering kan endres/slettes i løpet av dagen, siden bokføringen først skjer via en kjøring i roboten, som normalt utføres hver kveld.
Når det mottas en leverandørfaktura med angivelse av rekvisisjonsnummer i regnskapsavdelingen, kan bokføringen gjøres uten at speditøren eller transportlederen involveres, så lenge reservasjonsbeløpet stemmer overens med fakturabeløpet +/- et på forhånd fastsatt akseptert avvik.
Hvis bilaget registreres via manuell inntasting, skjer det via forhåndsregistrering i applikasjon 1241, der kundeposten registreres med ID 38, og momsfradraget avklares. Deretter får man mulighet til å angi rekvisisjonsnummer. Og hvis bilaget kan godkjennes (rekvisisjonsnummer, kundenummer og beløp stemmer overens), endres bilaget automatisk til ID 31, og bilaget blir bokført. Hvis bilaget ikke kan godkjennes, forblir det en ID 38, og bilaget forhåndsregistreres som om det var en normal 1241-registrering. Det må dermed sendes ut til manuell godkjenning hos speditøren.
Ved OCR-skanning blir bilaget skannet inn i applikasjon 3207, der skannede kreditorfakturaer behandles, og bilaget blir automatisk bokført hvis rekvisisjonsnummer, kundenummer og beløp stemmer overens. Hvis disse ikke stemmer overens, forblir bilaget et ID 38-bilag som skal sendes til godkjenning hos speditør via arbeidsflyten.
Vil du høre mer om våre produkter og tjenester? Kontakt vårt team av bransjeeksperter, fortell hvilke behov din bedrift har og hvordan vi kan hjelpe deg.
Director, Transport & Logistics
Søren Grodt-Andersen
Tlf: +45 7220 7908
Email: sotgr@eg.dk
