Papirbunkene er borte – det samme er tunge manuelle oppgaver. Spedisjonsfirmaet East Logistics har digitalisert en lang rekke arbeidsprosesser.
– Alt er samlet på ett sted nå, og det merkes, sier Natacha Koch, CEO i East Logistics.
– Digitalisering er nytt for oss. Vi kom fra en gammel versjon av et C5 økonomiprogram, som ikke var beregnet for å håndtere transport og disponering. Alt som hadde med transport å gjøre, gjorde vi ved siden av.
– Ordre til sjåfører og samarbeidspartnere og bekreftelser til kunden foregikk via e-post, Word og Excel. Det var mye tungt, manuelt arbeid, forteller Natacha Koch, som har vært direktør i East Logistics siden 2019. Hun overtok etter faren Jan Koch, som grunnla selskapet. I fjor kunne de feire 20-årsjubileum.
East Logistics spesialiserer seg på godstransport mellom Skandinavia og Øst-Europa og benytter primært underleverandører. Til tross for koronapandemien har de både implementert et nytt IT-system fra ASPECT4 Transport, som har optimalisert disponeringen og regnskapet, og samtidig løftet bunnlinjen betydelig.
Vi klarer å håndtere mer med det antallet ansatte vi harNatacha Koch, CEO, East Logistics ApS
– Den største fordelen er at vi har samlet alt på ett sted. Når vi har registrert noe én gang, trenger vi ikke gjøre det igjen, sier Natacha Koch.
– Nå kan vi gjøre videresalg, gi instruksjoner til sjåfører og lage reservasjoner og fakturaer med det samme. Alt skjer i én flyt.
– Før hadde vi mange Excel-ark og ulike oversiktsbilder med informasjon om bilene. Nå har vi fått alt inn i ASPECT4. Registreringsarbeidet er minimert, og vi klarer tydelig å håndtere mer med det antallet ansatte vi har, sier hun.
– Vi vinner mye på det personlige i vår virksomhet. Vi har fortsatt personlig kontakt, det er ikke bare en e-post kunden får, selv om vi har blitt digitale, sier Natacha Koch.
– Man kan fint kombinere begge deler. Det er fortsatt den samme personen kunden møter og snakker med.
– Vi bestemte oss for å satse digitalt allerede i strategien for 2018–2020, hvor IT var et hovedpunkt. Målet var å gå live med nytt ASPECT4-system i slutten av 2020. Det holdt vi fast ved til tross for korona, og det er jeg glad for. Implementeringen av transportdelen har vært veldig god, sier Natacha Koch.
– Vi gikk live med ASPECT4 i juni 2020. April og mai brukte vi til oppsett og online opplæring av de ansatte, styrt av Nicolai Smet Andersen fra ASPECT4 Transport.
Vi har redusert så mange manuelle prosesser som muligNatacha Koch, CEO, East Logistics ApS
– Vi har mange utenlandske kunder, spesielt tyske, tsjekkiske og østerrikske, og de foretrekker fortsatt papirarbeid. For eksempel vil de ha kopi eller original av fraktbrev.
– Det har gitt noen systemutfordringer, blant annet med månedsslutt og periodeavslutninger. Men vi er nå i gang med å bygge en flyt hvor vi skanner POD-er inn i onlinearkivet, fullt integrert med ASPECT4, så det skjer automatisk fremover. Det er mulig med den nye releasen, hvor vi også har fått drag and drop-funksjon direkte i ASPECT4.
– Utover at vi har fått en løsning som er fremtidsrettet, er det også fordeler for de ansatte. De kommer til en moderne arbeidsplass med et IT-system som har minimert mange manuelle prosesser.
I East Logistics er det stor tilfredshet med at funksjonene løpende kan utvikles og tilpasses firmaet:
– I starten fokuserte vi på det som var “need to have”, nå er vi over på “nice to have” – alt som gjør det enda bedre. Systemet fungerer som det skal, og vi har begynt å bygge videre. Blant annet utvikler vi et POD-flow, som reduserer manuelle prosesser når vi skal godkjenne sjåføroversikter og motta POD-er.
Jeg er glad for at vi har fått et system som kontinuerlig oppdateresNatacha Koch, CEO, East Logistics ApS
Natacha Koch deler gjerne sine erfaringer fra implementeringen av ASPECT4 hos East Logistics.
Involver kollegaer. De som bruker funksjonene i hverdagen, kan gi innspill til hvilke parametere som bør settes opp. Velg gjerne ut superbrukere som deltar i online opplæring og lærer det videre til de andre kollegaene. Hos oss var det også deres oppgave å lage egne SOP-er (Standard Operating Procedures) for våre prosesser.
Husk samtidig at ansatte lærer i forskjellig tempo – støtt dem underveis. Systemet er ikke bedre enn hvordan vi bruker det.
Et annet godt råd er å ha en tydelig strategi for implementeringen – og holde fast ved den:
Hold fast på go live-datoen. Det gjorde vi, til tross for korona. Det medførte noen utfordringer, men det er viktig å opprettholde fremdriften i implementeringen.
Og undervurder aldri den finansielle delen av implementeringen. Det er mange detaljer, for eksempel innen merverdiavgiftslovgivning og regler, som kan ta tid å sette opp riktig.
Vi gikk inn i prosjektet med et åpent sinn og visste godt at det ikke kom til å være løst på et blunk. Men det viktigste var at vi følte oss trygge på at noen hjalp oss på plass:
At ASPECT4 hadde kontroll – og at vi ikke ville få en kjemperegning fordi vi i ettertid trengte ekstra hjelp til å forstå prosessene. Det har fungert veldig fint. Avtalene med ASPECT4 har blitt fulgt til punkt og prikke.
Jeg er glad for at vi har fått et system som kontinuerlig blir oppdatert – og at vi kan fortsette å utvikle prosessene våre, sier Natacha Koch, CEO i East Logistics.
Spedisjonsfirmaet East Logistics hadde mange manuelle, tidkrevende arbeidsprosesser og et IT-system som ikke egnet seg for å håndtere transportoppgavene. Derfor ønsket ledelsen å digitalisere virksomheten for å styrke forretningen.
IT-løsningen fra ASPECT4 Transport er spesielt utviklet for å styre og håndtere prosesser innen gods og transport. ASPECT4-systemet kobler arbeidsprosessene digitalt sammen og gir oversikt fra ordremottak til levering og fakturering, bedre utnyttelse av biler og sjåfører samt bedre kommunikasjon med samarbeidspartnere.
Papirbunkene er historie, og de manuelle arbeidsoppgavene er minimert hos East Logistics med IT-systemet fra ASPECT4 Transport. Firmaets transport og disponering håndteres nå i enkle digitale flyter, og alt er samlet på ett sted. Resultatet er enklere arbeidsprosesser, bedre oversikt og en mer optimalisert virksomhet.
Spedisjonsfirmaet East Logistics har siden 2000 transportert gods til og fra Øst-Europa. Firmaets kjernekompetanse er i dag transporter mellom Skandinavia og kontinentet, Skandinavia og Øst-Europa samt Storbritannia og Tyskland/Benelux innen cross-trade, sjøfrakt, luftfrakt, bud- og prosjekttransport. East Logistics har 24 ansatte fordelt på kontorer i Nykøbing Falster, Berlin og Düsseldorf.
