Jens Schultz

Jens Schultz a/s ble etablert i 1969, og har utviklet seg til å bli Sydfyns største leverandør av trelastprodukter og bygningsmaterialer, verktøy, beslag, arbeidstøy og alt til hus og hage. Bedriften har en omsetning på 200 millioner og 85 ansatte fordelt på tre avdelinger. Thomas Skovlund Madsen, direktør

Da Jens Schultz a/s i sin tid kastet seg ut i et effektiviseringsprosjekt, var det fordi den administrative byrden var blitt for stor. I dag jobber bedriften ut fra mottoet "smarter not harder", og besparelser i millionklassen har blitt en realitet.

Det var innlysende for direktør Thomas Skovlund Madsen at det var behov for å effektivisere bedriftens måte å drive forretning på. Han var – og er fremdeles – overbevist om at intelligent utnyttelse av IT er veien å gå. Samtidig sto det klart for ham at det hadde skjedd endringer i koblingen mellom bedriftens bransjesystem og de forretningsmessige behovene. Det var nødvendig med en justering.

Fokus på forretning før teknologi
Ønsket var å få en forretningsorientert tilnærming til prosessene fremfor bare å fokusere på IT. På bakgrunn av tidligere erfaring ble EG Management Consulting (EG MC) hyret til å styre og realisere en helhetsorientert prosess med utgangspunkt i en forretningsorientert oppgraderingsanalyse.

Effektiviseringen skulle blant annet vise seg gjennom bedre utnyttelse av bedriftens ressurser og opprettelse av mer optimale arbeidsrutiner samt smartere utnyttelse av ASPECT4. Derfor valgte de å kombinere en forretningsanalyse med et oppgraderingsprosjekt for ASPECT4 versjon 3.1.

Vi hadde et merkbart behov for effektivisering på utvalgte fokusområder som tilbuds- og ordrebehandling, innkjøpsdisponering, lagerprosesser og fakturakontroll. Thomas Skovlund Madsen, direktør

Forventede gevinster er nå en realitet
Med vekt på en realiserbar økonomisk effekt ble det definert 13 prosjekter, som over en periode på 18 måneder ville representere et samlet gevinstpotensial på 4,5 millioner kroner. Systematisk involvering av medarbeiderne ga samtidig en forretningsmessig forståelse for og innblikk i hva den enkeltes innsats betyr for det neste leddet i kjeden.

"Tydelige beskrivelser av mål, spesifikke prosjekter og stort engasjement fra medarbeidernes side har vært helt avgjørende for at vi i dag kan hake av flere av de forventede gevinstene. Vi har for eksempel redusert lagerbindingen med 10 %, noe som gir over 4 millioner kroner mindre i bundet kapital,” forteller Thomas Skovlund Madsen.

Bedre oppfølging av kunder og høyere lageromløpshastighet
Allerede ett år etter at bedriftens prosesser var tilpasset og ASPECT4 oppgradert, var resultatene synlige på bunnlinjen og i den daglige forretningsdriften.

At det ikke lenger kastes bort tid på å lete etter varer på lageret og at kundene følges opp tett, skyldes den systematiske gjennomgangen av prosessene som i sin tid ble foretatt. Da den ideelle flyten først var klarlagt, ble prosessene og økonomisystemet tilpasset slik at det nå støtter en mest hensiktsmessig flyt.

I dag gjør vi rett og slett ting smartere, noe som for eksempel innebærer ar varene ligger kortere tid på lager og betalingene kommer raskere inn på vår bankkonto. Thomas Skovlund Madsen, direktør

Kvalitative gevinster
Selv om det alltid er interessant å se resultater på bunnlinjen, må man ikke undervurdere verdien av de kvalitative gevinstene, som har vært minst like viktige i arbeidet med å effektivisere bedriftens prosesser. Medarbeiderne har fått en enklere arbeidsdag og kundene har fått betydelig bedre service. Blant annet innebærer en ensartet søking at hver kundeekspedisjon går raskere fordi det tar kort tid å hente frem data. Det er mulig å gjennomføre og avslutte en ekspedisjon på stedet, noe som også gir en raskere og mer gjennomført kjøpsopplevelse.

Hviler ikke på laurbærene
Alle i Jens Schultz vet nå at det kan være både morsomt og bra for økonomien å gå prosessene etter i sømmene. ”Jeg hadde aldri drømt om at vi ville oppnå så imponerende resultater. Jeg tenkte at halvparten ville vært utrolig flott. Vi bygger videre på motivasjonen, eierskapsfølelsen og engasjementet som er blitt skapt.” Jens Schultz fortsetter arbeidet systematisk og med utgangspunkt i en liste over prioriterte utviklingsområder. Bit for bit effektiviserer de prosessene og høster gevinstene.