3 tips til god boligforvaltning i 2021

God boligforvaltning forutsetter god oversikt og samhandling, og riktige verktøy. Her får du 3 tips til effektiv forvaltning av dine boliger.

For å kunne jobbe effektivt og strukturert med boligforvaltning må du ha oversikt og kontroll.

Du og dine administrative/operative medarbeidere må ha tilgang på den informasjonen som setter dere i stand til å ta riktige beslutninger og utføre arbeidsoppgaver til avtalt tid. Dermed må dere ha verktøy som gjør at dere enkelt, raskt og til rett tid kan dele riktig informasjon mellom dere.

Her får du tre tips til å utøve god boligforvaltning.

1. Bruk et digitalt forvaltningssystem

Til tross for at vi skriver 2021, er arbeidsprosessene i mange eiendomsvirksomheter fortsatt basert på e-post, gule lapper, regneark og telefon.

Kjenner du deg igjen i følgende situasjonsbeskrivelse?

Manuelle prosesser og rutiner skaper dårlig samhandling mellom de ulike brukerrollene i organisasjonen, og det mangler løsninger for leietaker og selvbetjening. I det hele tatt er det kommunikasjons- og samhandlingsutfordringer i alle ledd:

• Det er vanskelig å kommunisere med samarbeidspartnere for å sikre at avvik/aktiviteter blir rettet opp i.
• Dialogen med leietakere er for dårlig, og inn- og utflyttingsrutiner er ikke standardisert.
• Dere bruker mye unødig tid på å få tak i informasjon og nøste opp i saker som det burde være enkelt å finne ut av.
• Oppgaver blir glemt eller ikke gjort i tide.

Alt dette fører til mangel på oversikt og kontroll, og det blir vanskelig å prioritere riktig og ta gode beslutninger rundt økonomi, leietakere, kontrakter, boligobjekter og andre ansvarsområder i boligporteføljen.

Gjør som stadig flere boligforvaltere – ta i bruk FDV-systemer som forenkler hverdagen og gir full oversikt og kontroll.

2. Systematiser arbeidet og etabler effektive driftsrutiner

God boligforvaltning forutsetter at det blir minst mulig dobbeltarbeid og risiko for feilkilder.

Med en totalintegrert digital forvaltningsløsning via bærbare enheter blir det mulig for drifts- og vedlikeholdspersonell å arbeide «papirløst» og effektivt med digitale sjekklister, feilmeldinger, arbeidsordrer og andre driftsoppgaver ute i «felten».

Dermed blir arbeidsoppgaver, interne rutiner, kommunikasjon og samhandling automatisert og systematisert – med andre ord forenklet.

Enkel dialog med leietakere

Når du bruker et digitalt forvaltningssystem, kan leietaker enkelt melde inn feil via ‘Min side’. Dermed får du kjapt fanget det opp og vurdert hvor mye det haster, og det går en melding til leietaker om tidspunkt for utbedring.

Oppgaven blir automatisk tildelt riktig vaktmester, eller en sendt videre til en ekstern leverandør. Vaktmesteren kan skrive inn kommentarer til leietakeren, og leietakeren kan følge det opp, gå inn og purre på det, og legge til flere kommentarer.

Slik kan du ha all dialog og informasjon om utbedringen gående digitalt frem og tilbake, helt til leietakeren til slutt får beskjed om og kvittering på at oppgaven er utført.

Bedre planlegging og struktur

Ved å bruke digitale sjekklister vil du mye tidligere kunne avdekke feil og avvik på bygg og utleieboliger. Dette gjør at du kan ligge i forkant med vedlikeholdet og forhindre kostbare reparasjoner. Digitale sjekklister gjør dessuten at du kan planlegge drifts- og vedlikeholdsaktivitetene bedre og finne riktig tidspunkt for gjennomføring.

Digitalisering og systematisering av arbeidsoppgavene og driftsrutinene gir forutsigbarhet for alle parter, og du får fornøyde leietakere og høyest mulig belegg på boligene. Kort sagt: optimal inntjening!

3. Annonsér riktig

For å nå ut til flest mulig potensielle leietakere må du for det første utforme selve annonsen (bilder og tekst) slik at boligen blir mest mulig interessant for målgruppen. Dernest må du annonsere i digitale kanaler, og det gjør du aller mest effektivt ved hjelp av en digital forvaltningsløsning skreddersydd for bred og spisset annonsering på nett.