Avviksregistrering – et bidrag til forbedringsarbeidet?

Kvalitetsstyring handler om å lede virksomheten til rett kvalitet. Tidligere var det vanlig å se på produktet når det var ferdigstilt, og deretter reparere eller kaste feilbarlige produkter. Det medførte både store kostnader og lite effektivt, og gav ikke særlig rom for forbedringer.

I dag er det derimot vanlig å sikre kvalitet gjennom overvåking og styring av hvert ledd og rutine i prosessen. På den måten kan man gjøre justeringer og luke ut uregelmessigheter underveis.

Helt essensielt i denne fremgangsmåten er avviksregistreringer. For overvåking handler ikke om at ledelsen kontrollerer de ansatte til enhver tid. Overvåkingen er av selve prosessen. Det vil si at det stort sett er operatørene som oppdager avvik og uregelmessigheter. Det er de som står i den faktiske fremstillingsprosessen, og som har en autentisk oppfatning av forholdene. Ledelsens oppgave er så å tilrettelegge på best mulig måte, med gode stillingsbeskrivelser, prosedyrer, rutiner og utstyr, og å behandle og gjøre tiltak ved inntrufne hendelser.

Jeg tror at man så ved å ha gode rutiner for avviksregistreringer, skaper mer bevissthet rundt det med forbedringer. Da trenger man ikke forholde seg til hva som gjøres av gamle vaner, men har mulighet til å si ifra om de faktiske forholdene. Kan hende finnes det gjentakende problemer i produksjonen som vedvarer, bare fordi det er sånn det «alltid har vært». Om disse sakene derimot registreres, vil ledelsen blir klar over situasjonen, og kan gjøre noe med det. Med relevant registrering av avvik kan man kan trekke ut rapporter, se på årsaker og sammenhenger, og komme med løsninger. Uønskede hendelser kan faktisk brukes til forbedring.

Og det trenger ikke nødvendigvis ligge et avvik bak enhver registrering. Det kan også være andre muligheter for forbedring som oppdages. De ansatte kan for eksempel komme med forslag til endringer som kan bidra til å forkorte produksjonstiden, minske kostnadene eller øke trivselen.

Dette handler også om kommunikasjon. For ved å ha et godt system for registreringer, har man også en forbindelse mellom de forskjellige leddene i bedriften. Ansatte ute i «felten» har et direkte talerør til ledelsen. Alle blir hørt.

Det finnes imidlertid diverse motforestillinger til dette med registrering av avvik. Det har nok bunnet blant annet i tidsbruken og følelsen av liten hensikt dersom registreringene ikke behandles i ettertid.

Det er her EG Landax kommer inn.

For med vår modul for registrering av hendelser får man gjort noe med disse kjedelige tendensene. Avviksmodulen er et meget brukervennlig verktøy for registrering, og har masse muligheter for å sette opp tidsfrister, delegere ansvar og oppgaver, ta ut rapporter og se på årsaker. I tillegg har vi også utviklet en korresponderende app. Med denne kan man registrere hvor som helst, når som helst, og helt uavhengig av internettforbindelse.

Med gode rutiner for avviksregistrering og med fokus på forbedringer er dette noe alle bedrifter kan dra nytte av, og bør implementere i sin bedrift. Les mer om avviksmodulen på våre hjemmesider, eller ta kontakt dersom du ønsker å prøve en demo-versjon av systemet.