Digitale løsninger som forenkler dialogen med leietakere

Et godt FDV-system sikrer god kommunikasjon med leietakere og sørger for at leieforholdet blir godt og langvarig. Les mer om mulighetene med digitale løsninger som forenkler dialogen.

Som driftsansvarlig eller eiendomsforvalter vet du at effektiv og tett dialog med dine leietakere er oppskriften på et godt, langvarig og trygt leieforhold. Det handler om å være lydhør og imøtekomme deres behov, ønsker og utfordringer.

Når du i en hektisk hverdag kommuniserer med leietakere per telefon, via muntlige beskjeder frem og tilbake, og med gule lapper. da blir det fort mange beskjeder i øst og vest. Risikoen for at viktige beskjeder ikke når frem til den eller de det gjelder, er stor.

Med digital eiendomsdrift kan du enkelt kommunisere digitalt med dine leietakere, i sanntid. Verktøyet du bruker til dette, kalles et FDV-system.

Enkel dialog

Et FDV-system fungerer som en brukervennlig kommunikasjonskanal med leietakerne dine, blant annet gjennom en effektiv portal – Min side. Ved å gi leietakere tilgang til systemet kan de enkelt holde løpende dialog med deg og betjene seg selv på det meste. På den måten sikrer du at all kommunikasjon med leietakere går knirkefritt.

På Min side i FDV-systemet kan leietakere enkelt logge seg inn og se tidligere innmeldte saker, følge med på status på aktive saker, melde inn nye saker eller komme med spørsmål og ønsker.

Leietakere kan bestille vaktmestertjenester eller (med både bilder eller tekst) melde inn feil og mangler, som vaktmesterne så tar seg av. Det kan være alt fra ting som har gått i stykker, til tagging på vegger eller søppel foran rømningsveier.

Det som kommer inn i systemet, blir automatisk tildelt riktig vaktmester, eller en ekstern leverandør. Vaktmesteren kan skrive inn kommentarer til leietakeren – og så kan man ha dialogen gående digitalt frem og tilbake, helt til leietakeren til slutt får beskjed om og kvittering på at oppgaven er utført.

Jobben blir gjort – ikke avglemt

Å forenkle dialogen med leietakere dreier seg om å spare tid og å gjøre ting mer effektivt, men også om å sikre at ting blir husket på. For vaktmesteren, som har mye å gjøre og holde styr på, blir hverdagen enklere og mer oversiktlig ved bruk av et digitalt virksomhetssystem. Han slipper masse telefoner og gule lapper, og han slipper å få masse muntlige beskjeder som han må huske på.

Alt kommer inn digitalt, i ett eneste system, hvor man da kan behandle det. Dermed blir ikke oppgaver avglemt.

En leietaker som huker tak i en vaktmester i forbifarten og gir muntlig beskjed om noe som må repareres, har ingen garanti for at det vil bli gjort noe med saken. Kanskje var vaktmesteren midt i noe annet, og det gikk i glemmeboken før han fikk notert det ned. Når saken derimot ligger i systemet, kan leietakeren følge det opp, gå inn og purre på det, og legge til flere kommentarer.

Konklusjon

Som vi skriver om i et tidligere innlegg her på bloggen, står mennesket som sentrum i eiendomsdrift/fasilitetsstyring (FM). Et grunnleggende mål for FM er å sørge for at disse menneskene kan fokusere fullt og helt på sine arbeidsoppgaver.

Ved å bruke et FDV-system som kommunikasjonskanal med dine leietakere gjør du det enklere for dine operative medarbeidere å gjøre en god jobb. For leietakerne blir det enklere å melde inn feil og mangler og få bekreftelse på at det blir tatt tak i og gjort. Dermed blir leietakerne mer fornøyde - og værende der de er!