Et system som erstatter gule lapper

Gule lapper og e-post er lite effektive arbeidsverktøy i en hverdag som digitaliseres i raskt tempo. Les om systemet som erstatter Post-it og mail.

40 år etter at den offisielt kom på markedet, har Post-it-lappen oppnådd kultstatus. Oppfinnelsen har til og med blitt utstilt på Museum of Modern Art i New York som et eksempel på et dagligdags mesterverk.

Samtidig har denne gule lille lappen oppnådd en mindre heldig status – den blir gjerne sett på som selve motstykket til digitalisering og effektivisering i moderne organisasjoner.

Begrensningen i gule lapper

Post-it-lappen er suveren til sitt bruksområde: å holde orden på stort og smått på privaten. Den er lett tilgjengelig og lett å skrible noe ned på i full fart.

Men, i likhet med annet papir er Post-it laget for å være ett sted, f.eks. klistret rundt PC-skjermen eller på kontorpulten. En liten, selvklebende papirlapp egner seg dårlig til arbeidslister som skal gi vaktmester ute i “felten” nok informasjon til å fullføre oppgaven og i tillegg få dokumentert hva som er gjort.

Skal vaktmesteren arkivere eller viderebringe informasjonen som er skrevet på gule lapper, må han få det over i et nytt format, f.eks. skrive en e-post eller ta en telefon. Og da er vi bare over på en ny arena av uoversiktlighet og mangel på sporbarhet.

Fra Post-it-lappen til FDV-systemet

Post-it fungerer helt fint som handlelapp eller "kreativ vegg", men den egner seg dårligere til å dokumentere hendelser/avtal/notater over tid – det vil si informasjon som må være gjenfinnbar og etterprøvbar.

I en “datatung” forvaltnings- og driftshverdag er det mange hensyn å ta, og mange opplysninger som ikke får plass på en gul liten lapp – kontaktinfo, adresse, type feilmelding og nødvendig materiell for å utbedre, samtykke til innlåsing, om leietaker har husdyr, osv.

Har man alt dette tilgjengelig i et totalintegrert virksomhetssystem som alle i organisasjonen har tilgang på, er det færre avklaringer som kreves for å få jobben gjort. Dette sparer tid for alle parter!

For å drive effektivt holder det ikke med et navn og en adresse på en lapp. Vi må bruke de riktige hjelpemidlene og standardisere måten å jobbe på. Dette oppnår vi ved å overføre Post-it-lappens enkle funksjonalitet på en digital plattform – i form av et IT-system som har skreddersydd funksjonalitet for å støtte og forbedre virksomhetens forvaltnings- og driftsrutiner.

Et slikt system kalles et FDV-system, og det anskaffes av de som har ansvaret for utleie (samt drift og vedlikehold) av boliger og annen type eiendom.

Et digitalt forvaltningssystem forenkler og automatiserer

Hver av de tre brukergruppene som inngår i boligforvaltning – ledelse og administrasjon, drifts- og vedlikeholdspersonell, og leietakere – har ulike behov og arbeidsoppgaver som må løses i løpet av leietiden.

Et digitalt forvaltningssystem kobler sammen de tre partene på en effektiv måte og forenkler, automatiserer og digitaliserer arbeidsoppgavene, fra start til slutt i leieforholdet. Enkel kommunikasjon og mest mulig selvbetjening er nøkkelord.

Fordeler ved et boligforvaltningssystem

1. Alt på ett sted

All kommunikasjon foregår i samme sak, uavhengig av hvor saken kom fra eller oppstod. Alle parter kan kommunisere med hverandre uavhengig av om ressursene dine er interne eller eksterne, og disse kan også kommunisere med dine leietakere.

2. Økt effektivitet

Når alle har den oppdaterte informasjonen tilgjengelig, blir det fort slutt på manuelle prosesser som tilfeldige telefoner, Post-it-lapper og andre uoversiktlige metoder. Dette kan raskt gi en besparelse på 15 til 20 prosent.

3. God dokumentasjon

Boligforvaltning innebærer at man må holde styr på mye dokumentasjon. Det er enkelt å ivareta og finne informasjon når den blir tatt hånd om av et godt forvaltningssystem. Dette gir lett tilgjengelig informasjon for alle.

4. Godt beslutningsgrunnlag

Samlet oversikt over all aktivitet i din boligportefølje gir deg rask og god innsikt i situasjonen. Det vil også sette deg i stand til å ta gode beslutninger, med støtte i et godt datagrunnlag.

5. Lett tilgjengelig

Et godt digitalt forvaltningssystem kommer med håndholdte verktøy for dine ansatte som er på farten, og mer avanserte systemer for dine medarbeidere som trenger detaljert innsikt og avanserte funksjoner.

6. Full kontroll

Det er mye som er lovpålagt, og andre nødvendige oppgaver du har behov for å ha kontroll på til enhver tid. Et godt forvaltningssystem gjør at du alltid er oppdatert, og har full styring når tilsynsmyndigheter eller andre kommer på kontroll.

7. God service

Dine leietakere får en egen kommunikasjonskanal hvor de kan se status og fremdrift i sakene sine. Samtidig vil de få oversikt over all kommunikasjon med deg og dine medarbeidere.

Konklusjon

Gule lapper og e-post er lite effektive arbeidsverktøy i en hverdag som i stadig større grad er avhengig av god samhandling og deling av informasjon i sanntid. I praksis innebærer det at kompetansen blir lagret i hodet på folk.

For å effektivisere, forenkle og systematisere hvordan vi jobber, trenger du et system som erstatter gule lapper og e-post, og som alle i organisasjonen har tilgang til.