Dokument eller dokumentert informasjon?

I de nye standardene for ledelse er det flere steder beskrevet at noe skal vedlikeholdes og oppbevares som dokumentert informasjon. Hva menes med det, og hvordan skal det gjøres?

Ny betegnelse

I forbindelse med kvalitetsledelse er det mye informasjon som skal dokumenteres. Alt dette har visse krav på seg til layout, format, vedlikehold og oppbevaring. Tradisjonelt har vi da snakket om dokumenter. Den nye betegnelsen dokumentert informasjon setter ikke krav til å ha noen fysiske dokumenter i det hele tatt. Den innebefatter likevel mer. Beskrivelser, møteprotokoller, registreringer, prosedyrer, rutiner, logger og annet som må dokumenteres og fremlegges ved behov – alt dette innebefattes av dokumentert informasjon.

Krav til informasjon

Der det finnes krav til oppbevaring av dokumentert informasjon, er det følgende punkter som må oppfylles:

1. Hensiktsmessig identifikasjon og beskrivelse. Det vil si slikt som tittel på aktiviteten eller prosessen, ID-nummer, dato og tidspunkt, ansvarlig person etc.
2. Det kan være for eksempel språk eller utforming.
3. Medium – papirformat, elektronisk eller annet.
4. Rutine for gjennomgåelse og godkjennelse av egnethet og tilstrekkelighet

Man må videre vurdere distribusjon, tilgang, bruk, lagring, kontroll av endringer og opprettholdelse for å styre den dokumenterte informasjonen.

Elektronisk informasjon

Det blir mer og mer vanlig med bærbare elektroniske enheter. Dermed har vi dokumentert informasjon elektronisk nærmest overalt hvor vi befinner oss, og alt i sanntid. Dette er et enormt fremskritt og en stor fordel for kvalitetsarbeidet. Se bare på situasjonen for tjue år siden. Det var unaturlig å ta med seg permer og papirer overalt, dermed var det en større terskel for å registrere og hente nyttig informasjon. I dag har vi all informasjon når og der vi trenger det.

Dette er først og fremst nyttig når man har det i et egnet format og er i hendene på rette personer. Særlig i forbindelse med overvåking og måling av alle typer prosesser. Eksempler på dette er datainnsamling av avvik og hendelser, resultat av revisjoner, utfylling av SJA, kommunikasjon med CNC-maskiner og annet utstyr som krever overvåking, låssystemer og adgangskontroll.

Resultatdokumentasjon

En særlig viktig kategori er resultatdokumentasjon. Dette er alle spor man legger igjen i en prosess som kan ha betydning i etterkant. I en produksjon kan dette for eksempel være partinummeret som leder tilbake til dato og plassering og som kan bidra til å finne årsak til feil eller mangler. Det kan også være kvittering på et kjøp, sertifiseringsbevis, kontrollrapport osv.

Vi mener dokumentert informasjon er mye mer anvendelig enn uttrykket dokument. Spesielt når man har gjort så store fremskritt på den digitale fronten, og alt kan effektiviseres ved å bruke smarte registreringsverktøy i stedet for store permer!