Hva er digital boligforvaltning?

Digital boligforvaltning handler om mer enn å jobbe i Excel. Det forutsetter at du jobber i et system som gir deg verdi uansett hvilken rolle du har.

Effektiv boligforvaltning krever oversikt og korrekt informasjon til enhver tid. I dag er realiteten ofte en annen. Mange forvaltere sliter med å ha kontroll på leietakere og kontrakter, økonomi, dokumentasjon, historikk, søknader, inn- og utflyttingsrutiner, og så videre:

• Ofte finnes det ikke noe system som lagrer kommunikasjonen innad i utleievirksomheten, både mellom ansatte og ut mot leietakere. Dette gjør at man bruker mye tid på å nøste opp i saker som burde være enkelt å finne ut av.
• Det er vanskelig å kommunisere med samarbeidspartnere for å sikre at avvik/aktiviteter blir rettet opp i.
• Utilstrekkelig standardisering av inn- og utflyttingsrutiner fører til at leietakere forskjellsbehandles, noe som igjen kan gi økonomisk tap, dersom feil ved utflytting ikke blir avdekket og dokumentert.

Per i dag prøver mange boligforvaltere å løse disse utfordringene med regneark, Post-it-lapper og ulike systemer som ikke snakker sammen. Dette fører imidlertid til enda mindre oversikt og kontroll, og i ytterste konsekvens til tapt inntjening.

Stadig flere eiendomsforvaltere ser derfor nytteverdien i å gå over til digital boligforvaltning, for å få tilbake oversikt og kontroll – og oppnå høyere belegg, reduserte kostnader og best mulig inntjening.

Hva ligger i begrepet digital boligforvaltning?

Digital boligforvaltning er ikke et fast definert fagområde, men det kan beskrives som bruk av integrerte IT-systemer for å automatisere, systematisere og forenkle oppgaver innenfor de ulike virksomhetsområdene av boligforvaltning.

Å jobbe digitalt med boligforvaltning går grunnleggende sett ut på å tilgjengeliggjøre prosesser, funksjoner, kunnskap, avtaler, rutiner og kommunikasjon, med mål om å øke verdiskapning. Boligeieren sikrer sine verdier og oppnår maksimal inntjening på boligporteføljen, utleieren opplever å ha full kontroll, og leietakeren opplever optimalt servicenivå.

Fra regneark og gule lapper til oversikt og system

Begrepet digital boligforvaltning kan sees på som å ta dagens analoge forvaltningsrutiner og ganske enkelt legge dem inn i digitalformat. Det gir deg imidlertid ikke særlig mye gevinst. Jobber du i et regneark, er du for så vidt “digital”, men du vil fortsatt slite med de samme problemstillingene.

Vi må ta digitaliseringen et par hakk videre og strekke oss til å tenke langt større enn det vi kan oppnå med regneark. For at digital boligforvaltning faktisk skal forenkle din hverdag og gi deg reell verdi, må du jobbe med systemer som snakker sammen, og som er rigget slik at du får ut den informasjonen som er relevant for deg.

Smart digital boligforvaltning, understøttet av moderne IT-verktøy, tilgjengeliggjør informasjonen på en enkel måte. Dette hjelper deg med å holde oversikt, gjøre de riktige prioriteringene og ta de riktige beslutningene. De færreste av oss vil klare å få til dette ved å utøve boligforvaltning med regneark.

Verdi – uansett om du er leder eller vaktmester

Effektiv boligforvaltning forutsetter at hver enkelt brukergruppe i organisasjonen får informasjon som er relevant og verdifull.

Det som gir verdi og oversikt for en leder, er ikke nødvendigvis det samme som for en vaktmester. Lederen vil ha digitalisert informasjonen, slik at han eller hun kan skaffe seg oversikt over butikken og hvordan det går. Hvor mye ledig kapasitet har vi? Hvor mange søknader ligger inne? Hvordan får jeg leid ut flere boliger? Hvordan ligger vi an i forhold til budsjettet?

Vaktmesteren er kanskje mer opptatt av å enkelt kunne få tak i aktuelle arbeidsoppgaver. Han ønsker å ha arbeidslistene sine enkelt tilgjengelig, og at han kan kvittere ut på disse uten å måtte bruke gule lapper og flere sider med dokumentasjon som egentlig kunne ha vært huket av med ett klikk.

Summen av en million detaljer ...

Digitalisering av boligforvaltning får først verdi når den blir satt i system og presentert på en måte som hjelper mennesker med å holde oversikt, og som løser alle de problemstillingene man har i bransjen.

Digital boligforvaltning handler om å bruke digitale verktøy som tilgjengeliggjør informasjonen i ett og samme system, slik at den tilfører verdi uansett hvilken rolle man har. Det er de samme dataene, men de benyttes på ulike måter, avhengig av hvor i hierarkiet man er.

Et godt alt-i-ett-system for digital boligforvaltning presenterer informasjonen på en måte som gjør det til et verktøy og ikke et kaos.

Det heter seg gjerne at eiendomsforvaltning er summen av en million detaljer. Digital boligforvaltning setter alle disse detaljene i system, slik at summen alltid blir riktig.