Slik gir digitalisering av boligforvaltning bedre oversikt

For å ta gode beslutninger som boligforvalter må du ha god oversikt. Les om hvordan digital boligforvaltning gir deg oversikten du trenger.

Som boligforvalter må du kunne ta gode beslutninger knyttet til økonomi og administrasjon av dine boliger og leietakere. For å klare det må du ha god oversikt, over alt fra leietakere, kontrakter, kostnader og dokumentasjon til arbeidslister, historikk, søknader, inn- og utflytting.

En slik oversikt er vanskelig å få til når man sitter med gule lapper og regneark og i tillegg må hanskes med flere generasjoner av IT-systemer som ikke klarer å utveksle data med hverandre.

Skal du få gjort ting mer effektivt og hele tiden være oppdatert på alle detaljer, må du ta i bruk moderne digitale virksomhetssystemer som har spesialfunksjoner for dine arbeidsoppgaver.

Digitalisering av boligforvaltning gir bedre oversikt på flere måter – her tar vi for oss de viktigste.

Mindre papirflytting, bedre kommunikasjon

Hverdagen som boligforvalter er hektisk. Du skal koordinere og holde styr på “tusen ting”, samtidig som du må yte gode service og sørge for løpende og tett dialog med både medarbeidere og leietakere.

Viktige beskjeder blir skrevet på Post-it-lapper mens du er på farten eller i telefonen (ofte begge deler samtidig), og ofte kommer lappene på avveie, blir glemt eller rett og slett kastet. Dermed når ikke beskjeder frem til den eller de det gjelder.

Det blir dårlig samhandling mellom administrasjon og drift, og vanskelig å planlegge og prioritere. Resultat: forsinkelser, misforståelser, høyt ressursforbruk og svak styring.

Fra kaos til kontroll

Med et “papirløst” system som er skreddersydd for effektiv boligforvaltning sikrer du god kommunikasjon med leietakere. Webløsningen markedsfører ledige boliger og fungerer som en kommunikasjonskanal med eksisterende leietakere, blant annet gjennom en effektiv ‘Min Side’.

Kommunikasjonsløsningen lagrer all dialog sendt via app/mail, slik at det blir enkelt å finne tilbake til hva som har blitt kommunisert til enhver tid. Det varsles automatisk via push og widgets, slik at du alltid er sikker på at leietakeren har fått den informasjonen som kreves i ulike faser av leieforholdet.

Leietakeren blir involvert via sjekklister. Og ved at de blir involvert, er det større sjanse for at leiligheten eksempelvis er rengjort i henhold til listen, og utleievirksomheten trenger ikke avtale ny besiktigelse på grunn av punkter som ble underkjent. På den måten jobber man mer effektivt.

Via appen kan man enkelt kommunisere med leietaker, og gi beskjed som logges i systemet dersom noen punkter er underkjent. Hvis leietaker vil fikse opp i dette selv, kan det lett gis frister, alternativt at leietaker godkjenner trekk i depositum for utbedring av avvik etter utflytting. Dette kan også gjøres via appen/sjekklisten.

Enklere og mer oversiktlig blir det ikke.

Enklere å følge opp økonomi

Når man mangler oversikt og ikke sitter på oppdatert informasjon, blir det gjerne vanskelig å følge opp økonomi og styre kostnader underveis.

Ved å ta i bruk et komplett digitalt system for boligforvaltning får du full kontroll over økonomi – innbetalinger, reskontro, avstemming, depositum, depositumsgarantier, indeksregulering av husleie etter KPI, funksjon for begjæring av fravikelse, etc.

F.eks. kan du beregne og fakturere leie for hele eller deler av porteføljen med de intervallene du ønsker.

Når du har bedre kontroll på kostnader og inntekter, får du økt lønnsomhet og konkurranseevne.

Enklere å følge opp lovpålagte kontroller

I hverdagen som boligforvalter er det ikke bare en rekke ulike oppgaver du må ha oversikt og kontroll på til enhver tid, det er også mye som er lovpålagt.

Når man jobber med manuelle og papirbaserte løsninger, er det alltid mye styr når man skal ha tilsyn. Hvor er dokumentasjonen på brannrundene?

Virksomheter som ikke kan vise til dokumentasjon på at de utfører f.eks. tilfredsstillende brannforebyggende tiltak, risikerer pålegg og dagbøter.

I et digitalt forvaltningssystem kan du legge inn alle periodiske kontroller og planlagte oppgaver, med fremdriftsplaner og budsjetter. All relevant korrespondanse og alle rapporter, bestillinger, avtaler og utførte oppgaver arkiveres og systematiseres – slik at du har ditt på det tørre når tilsynsmyndigheter kommer på kontroll.

Konklusjon

Mange av forvaltningsoppgavene som du i dag gjør analogt og manuelt, kan utføres digitalt og automatisert. Gjennom å benytte nye og innovative digitale løsninger får du et unikt verktøy for å ivareta alle sider ved forvaltningen av boligene dine.

Digital boligforvaltning, understøttet av en fullintegrert webløsning, gir deg god oversikt og detaljerte rapporter. Dette gir bedre flyt i arbeidsprosessene og kortere vei til utførelse.

Når du har bedre oversikt og kontroll, får du et bedre beslutningsgrunnlag for å gjøre de riktige prioriteringene og ta de rette avgjørelsene, til nytte for både medarbeiderne og leietakerne dine.