Slik innfører du et FDV-system i din organisasjon

Skal du innføre et FDV-system i din organisasjon? Her får du godt tips til hvordan du lykkes med det.

Gammel vane er vond å vende, sies det. Å ta i bruk et nytt digitalt system vil alltids møte litt motbør hos mennesker som har sverget til Excel og gule lapper gjennom en yrkeskarriere. Men går du frem på den rette måten, vil det gå helt fint å innføre et FDV-system i organisasjonen.

Digitalisering handler ikke først og fremst om teknologi, det handler om mennesker – om å gjøre arbeidshverdagen deres enklere og mer effektiv. Dette innebærer endringer, og med endringer oppstår ofte litt frykt og motstand. Tross alt ber du dine ansatte om å endre arbeidsvaner de har hatt i årevis.

Selv om et FDV-system har en rekke fordeler – alt på ett sted, økt effektivitet, bedre dokumentasjon, bedre oversikt, full kontroll og tilgjengelighet, bedre kundeservice, alltid oppdatert – så er fortsatt det å bruke mobil og nettbrett ute i felt relativt nytt i FM-faget. Den klassiske innvendingen “Vi har alltid gjort det slik” kan være en bremsekloss.

Vurderer du å investere i et FDV-system, eller har dere kanskje nettopp skaffet dere et? Lurer du på hvordan du som leder kan motivere dine ansatte til å ta i bruk et slikt virksomhetssystem?

Her får du 8 tips til å gjøre innføringen av det nye systemet så knirkefri som mulig.

Vær forberedt

Tenk gjennom og gjør deg kjent med din struktur. Hvilke objekter ønsker du å ha oversikt over og kontroll på? Hvilke bygninger har du?

Det er jo litt forskjell på om du driver et bilverksted eller om du har et kontorbygg, da er det litt ulike krav til hva som skal gjøres av kontroller og dokumentasjon, etc. Sett deg inn i hva som finnes av lovpålagte krav, for din type organisasjon.

Få forankring

For å få alle med på laget, må det være en felles samling rundt systemet. Det må tas i bruk i hele organisasjonen, av alle ansatte, ellers blir det “hull”. Bli enig om at “OK, vi trenger et FDV-system, dette her skal vi bruke.”

Et system er aldri sterkere enn det svakeste leddet. Det er viktig at det ikke blir noen terskler mot å ta systemet i bruk ute blant de som faktisk skal jobbe med det i hverdagen.

Få frem nytteverdien

Husk å forklare dine ansatte hvordan jobben deres i praksis blir enklere når de tar i bruk det nye systemet. De slipper telefoner, e-poster, gule lapper og beskjeder som må huskes på. Alt blir mer oversiktlig og rolig, og de får frigjort tid til andre oppgaver.

Dine ansatte blir straks mere positiv til ny teknologi når det viser seg at det blir mindre overtid og mer tid til nyttige arbeidsoppgaver.

Gi god nok opplæring

Sørg også for at alle som skal bruke FDV-systemet, får en god innføring i hva det er, og hvorfor dere skal bruke det. For å kunne gjøre en god jobb med systemet, må du gi dine ansatte opplæring i å bruke det, tid til å teste det, og tid bli kjent med det.

Gjør en god jobb med det grunnleggende

Sørg for at sjekklistene dere bruker når dere utfører en kontroll, er av god kvalitet. Dermed unngår dere å utføre kontroller som er mer omfattende enn nødvendig, og dere slipper å bruke unødvendig mye tid eller glemme ting dere skulle ha gjort.

Ha riktige verktøy

Hele poenget med å ta i bruk et FDV-system, er å forenkle og fornye måten å jobbe på. Derfor er det alfa og omega at dere har de rette verktøyene – nemlig smarttelefoner og nettbrett – slik at de ansatte kan ta bilder og være effektive når de jobber ute i felt.

Følg opp avvikene!

Det hjelper ikke om noen utfører kontroller og registrerer avvik hvis ikke avvikene blir fulgt opp og lukket. Da fyller man bare systemet med masse ting, og så blir det ikke avsluttet.

Ta en fot i bakken

Sørg for å ha en liten revurdering innimellom, hvor dere går gjennom og ser til at systemet blir brukt på riktig måte. Er det områder dere trenger mere opplæring på? Ting dere må gjøre på nytt, eller finne en annen måte å gjøre på?

Enkelt å ta i bruk

Innføring av nye digitale verktøy bør begynne i felt, og så brer nytteverdien seg utover derfra. Et FDV-system er et verktøy som skal gjenspeile arbeidshverdagen og -virkeligheten, og det må leve med dere litt før alt “sitter”. Men det tar ikke lang tid før organisasjonen får dreisen på det – og får fullt utbytte av alle fordelene.