07. august 2023

Hvordan unngå no-shows i klinikken

No-shows er når pasienter ikke møter opp til avtalte behandlinger eller avbestiller i siste liten. Dette kan være frustrerende og kostbart for behandleren, som mister inntekt og muligheten til å behandle andre pasienter. No-shows kan også påvirke pasientens behandlingsforløp og resultater negativt.

Heldigvis finnes det noen tiltak som behandleren kan gjøre for å redusere risikoen for no-shows og håndtere dem bedre når de skjer. Her er noen tips:

Send påminnelser

En enkel måte å minne pasientene på timene sine er å sende dem en SMS eller e-post noen dager før eller 24 timer før behandlingen. Dette kan hjelpe dem å huske på timen og gi dem mulighet til å avbestille i god tid hvis de ikke kan komme. I en påminnelse kan du f.eks. inkludere et samtykkeskjema pasienten må fylle ut før behandlingen. Ved at pasienten fyller ut skjemaet vet du at de har fått påminnelsen.

Vær fleksibel

Noen ganger kan det være uforutsette hendelser som gjør at pasientene ikke kan møte opp til timen; sykdom, trafikk eller familieforpliktelser. I slike tilfeller kan det være nyttig å vise forståelse og tilby pasienten å endre eller flytte timen til et annet tidspunkt som passer bedre. Dette kan bidra til å bevare et godt forhold mellom behandler og pasient, og øke sjansen for at pasienten kommer tilbake.

Ha en tydelig kanselleringspolicy

Det er viktig å ha en klar og konsekvent policy for hvordan man håndterer no-shows og avbestillinger. Policyen bør informere pasientene om hvor lang tid i forveien de må avbestille timen for å unngå gebyr, hvor mye gebyret er og hvordan de kan betale det. Policyen bør også forklare hva som skjer hvis pasienten ikke møter opp til flere timer på rad eller har et høyt antall no-shows. Policyen bør kommuniseres tydelig til pasientene ved første kontakt, ved hver timebestilling og gjentas ved hver påminnelse. Ha policyen synlig på både hjemmesiden og bookingsiden til klinikken. I tillegg burde du gi pasienten mulighet til å avbestille selv via bookingsiden innen en gitt tid. Du bestemmer selv denne tiden – enten det er 10, 24 eller 48 timer.

Følg opp

Hvis en pasient ikke møter opp til en time uten å gi beskjed, bør behandleren kontakte pasienten så snart som mulig for å finne ut hva som har skjedd og om alt er i orden. Behandleren bør også benytte anledningen til å minne pasienten om policyen for no-shows og gebyr, samt tilby en ny time hvis det er ønskelig. Det kan også være lurt å spørre pasienten om det er noe som hindrer dem i å komme til timene, som praktiske problemer, motivasjon, angst eller misnøye med behandlingen, og prøve å finne løsninger sammen med pasienten.

Ender det opp med at du må sende en faktura til pasienten kan dette gjøres lett fra EG Hano systemet. Etter ikke møtt time kan systemet generere en faktura med ønsket beløp som så sendes til pasientens e-postadresse.

No-shows er en utfordring for mange behandlere, men det er mulig å redusere dem og håndtere dem bedre med noen enkle tiltak. Ved å sende påminnelser, være fleksibel, ha en tydelig policy og følge opp pasientene, kan man øke oppmøtet, forbedre behandlingskvaliteten og styrke relasjonen mellom behandler og pasient. Det er verdt å prøve!