9 tips for å komme i gang med fleksibelt arbeid

Fleksibelt arbeidsmiljø er ofte basert på retningslinjer som er utarbeidet av HR. Ansatte avtaler gjerne fleksibelt arbeid i forkant med lederne sine, gjerne basert på retningslinjer som er utarbeidet av HR.

Her får du en liste med 9 tips som du bør tenke på før du setter i gang.

Før man velger en fleksibel arbeidsordning der kan man velge hvor man ønsker å jobbe, kan man gjerne ta en kikk på denne listen:

1. Utarbeid en strategi og en policy for fleksibelt arbeid. Definer hva fleksibelt arbeid er – og hva det ikke er. Målet for strategien bør være klart for alle. Det bør også spillereglene være. Definer hvem som kan benytte seg av fleksible løsninger, hvilke arbeidsformer man kan tilby og hvilke prosedyrer og strukturer som må være på plass for å kunne ta disse i bruk.

2. Kartlegg i hvor stor grad de ulike ansatte og teamene er klare for å jobbe fleksibelt. Fleksible løsninger passer ikke for alle. Det er mange grunner til at fleksibelt arbeid kanskje ikke alltid er en god løsning, og at enkelte medarbeidere derfor faktisk må møte på kontoret. Det kan være snakk om arbeid med sensitiv informasjon, at man er ansatt på prøve eller at man sliter med å organisere eget arbeid. Gjør en vurdering av hvorvidt den enkelte ansatte har egenskaper og arbeidsvaner som tilsier at de passer til å jobbe fleksibelt. Imidlertid må man også huske på å vurdere hvorvidt teamet som helhet vil fungere når den ansatte begynner å jobbe fleksibelt. Fleksible arbeidsløsninger bør ikke bli noe som bare dele deles ut over en lav sko, fordi at det skal være likt for alle.

3. Gjennomfør en prøveordning. Før ting hugges i stein, gjør det helt klart hvordan ordningen fungerer og hva som er tankegangen bak. Gå gjerne gradvis fram, med å introdusere en ordning om gangen. Gjør gjerne prøveordningen begrenset, med tanke på varighet eller hvilke avdelinger som omfattes.

4. Sørg for at relevante teknologiske løsninger er på plass og at alle sikkerhetshensyn er ivaretatt. Det er en forutsetning for fleksibelt arbeid at arbeidsverktøy og oppkoblinger fungerer og at arbeidsforholdene er akseptable og ivaretar både nettsikkerhet og produktivitet.

5. Gi ansatte tilgang til fleksible kontorer. Ulike former for delte kontorløsninger, som kontorhuber, satellittkontorer, workspace-as-a-service og ulike coworking-tilbud kan alle gi alternative, profesjonelle arbeidsplasser nærmere der folk bor. For en fornuftig pris får man gjerne også tilgang til et spekter av andre tjenester, uten at man må påta seg større forpliktelser. Når ansatte også regelmessig blir eksponert for andre nettverk utenfor sitt eget selskap, kan dette føre nye ideer, kontakter og forretningsmuligheter for selskapets del.

6. Gjør avtaler innad i teamet, og sørg for at gode kommunikasjonskanaler er på plass. Forsikre dere om at alle ansatte forstår de nye reglene. Man må vite når og hvordan man tar kontakt med kollegene sine og hvilke kanaler man skal ta i bruk. Sørg for at både ledere og medarbeidere som arbeider selvstendig, prioriterer å holde daglig kontakt med kollegene sine.

7. Lær opp ledere i å coache og lede medarbeidere som jobber fleksibelt. Mellomledere er gjerne redde for å miste kontrollen om de ikke har tilgang til medarbeiderne sine fysisk. Da må man hjelpe dem med å endre lederstil mer i retning mot å coache og å stille oppfølgende spørsmål, samt å være tilgjengelig i ulike kanaler, som telefon, e-post, chat og så videre. Sørg også for at de setter opp regelmessige teammøter, telefonmøter eller fysiske møter, slik at ingen føler seg utelatt.

8. Etabler KPI-er for måloppnåelse. Etter som man går over fra å lede etter mål og resultater, er det lurt å også formulere måter å spore produktiviteten på, både for den enkelte medarbeider og for teamene som helhet. Sørg for at de nye målene, forventningene, stillingsbeskrivelsene og ansvarsområdene er godt kjent av alle.

9. Mål arealutnyttelse og bruksmønstre på arbeidsplassen. Sørg for at kontorlokalene er funksjonelle, relevante og attraktive for de ansatte, slik at de søker tilbake til arbeidsplassen for de viktige, mellommenneskelige møtene. Sørg for at kontorlokalene kan romme alle nødvendige arbeidsaktiviteter på en kostnadseffektiv måte.

Med fare for å gjenta meg selv, vil jeg avslutningsvis påpeke at fleksibelt arbeid har aller størst effekt på det som har med trivsel, velvære og produktivitet å gjøre. Det er viktig å legge strategier for dette om man ønsker å hindre gjennomtrekk, sikre fornøyde ansatte og rett og slett lykkes som bedrift! Om målet er mer fornøyde, mer produktive og sunnere ansatte, bør man vurdere å legge til rette for et opplegg for fleksibelt arbeid som er tilpasset bedriftens behov. Kanskje vil dere også kunne spare penger på reduserte eiendomskostnader!
 
Mobiliser! Fleksibelt arbeid: Hva det er – og ikke