Krav til dokumentasjon av vedlikehold

Dersom man skal bli bedre på vedlikehold, må man dokumentere hva man har gjort / ikke gjort. Først da er man i stand til å ta gode valg og beslutninger, teknisk og økonomisk. Les mer her om hvorfor det stilles krav til at man dokumenterer vedlikeholdet.

Hvorfor skal vi dokumentere vedlikeholdet vi gjør?

Er det ikke mye mer effektivt å bruke arbeidstiden på faktisk å få utført vedlikeholdsoppgavene?

Hvis vi ser en uke eller to frem i tid, så ja – muligens. Men ser vi effektivisering og kostnadsbildet i et lengre perspektiv. er svaret kort og kontant: Nei!

Over hele den industrialiserte verden fører mangelfullt vedlikehold og dårlig vedlikeholdsstyring til dårligere leveransedyktighet, driftsstans, nedetid og uforutsigbarhet.

En studie utført av Wall Street Journal og Emerson viser at kostnaden ved ikke-planlagt nedetid / uforutsett driftsstans utgjør rundt 50 milliarder dollar for industrielle produksjonsbedrifter årlig. Med andre ord 450 milliarder kroner, eller 78 “mong”, for de med litt fartstid i industrien ... Ifølge samme rapport står utstyrshavari for hele 42 prosent av denne nedetiden.

Vi kan trygt konkludere med at uforutsett driftsstans er det DIAMETRALT motsatte av effektivisering!

Men hva har dokumentasjon med vedlikeholdsstyring å gjøre? Vel, for å kunne forhindre at blant annet driftsstans oppstår, må vi ha kontroll på vedlikeholdet. Og for å holde kontroll på vedlikeholdet … ja, da må vi ha en plan!

Ta vare på historikken!

Effektiv vedlikeholdsstyring forutsetter at vi har på plass en god prosess for å forbedre oss kontinuerlig. Du som leder skal sørge for at organisasjonen er bedre rustet i dag enn det den var i går.

Men uten at vi klarer å se effekten av hva vi gjør, vil vedlikeholdet basere seg på mer og mindre kvalifiserte antagelser.

• Hvilket vedlikehold er utført på den maskinen?
• Hvem utførte vedlikeholdet, når, og med hvilke reservedeler?
• Er det riktig å bytte hele komponenten fremfor å kun skifte slitedeler?
• Utføres det for mye vedlikehold, eller er det nødvendig med mer forebyggende?

For å være i stand til å svare godt på dette, må vi ha gjort systematisk dokumentasjon over tid – med historikk, tilstrekkelig med tilbakemeldinger, registrert forbruk av reservedeler, forklarende tekst, og gjerne gode bilder.

God historikk gir viktige beslutningsdata

Det er mye viktig informasjon i tidligere tiders vedlikeholdsarbeid. Blant annet er det nødvendig å ha god historikk på utført vedlikehold dersom algoritmene for det prediktive vedlikeholdet skal gi gode resultater. Derfor må all data fra tidligere systemer benyttes når dere skal utvikle nye løsninger.

Dokumentasjon = bedriftens hukommelse

I din virksomhet har du mange medarbeidere med mye kunnskap om utstyr og hvilket vedlikehold som er utført. Men hva når en situasjon oppstår – får du tak i denne kunnskapen da? Kanskje ikke hvis «Guruen» er på hytta uten telefondekning – eller er travelt opptatt med å nyte sitt otium!

Når ulykken først er et faktum, eller en sentral komponent takker for seg og det blir stans i driften ut dagen, da kommer spørsmålene: Hva er gjort? Hvor har vi dokumentert det? (Eller HAR vi i det hele tatt dokumentert det?)

Dokumentasjon er helt avgjørende for å ha den hukommelsen bedriften trenger.

Hvem stiller kravene?

Dokumentasjon av vedlikeholdsstyringen handler om leveransedyktighet. forutsigbarhet, bedre regularitet og mindre nedetid. Nedetid er dyrt!

Derfor er det først og fremst interne krefter som må kreve at vedlikeholdet blir dokumentert. Og det vil si ledelsen, på daglig basis.

Også selskapets kunder kan stille krav til vedlikeholdet. (De bør i hvert fall gjøre det!)

Så, for å oppsummere ...

Vi skal forhindre uforutsett driftsstans og de kostnadene det medfører, og da må vi investere i vedlikeholdet. I en operativ hverdag klarer vi imidlertid ikke å holde kontroll på alt. Derfor må vi dokumentere vedlikeholdsstyringen.

Dersom man skal bli bedre, må man dokumentere hva man har gjort / ikke gjort. Først da er man i stand til å ta gode valg og beslutninger, teknisk og økonomisk.

Å ta vare på historikken gjennom god dokumentasjon er en sentral del av prosessen for å forbedre vedlikeholdsstyringen og sikre maksimal produksjon/oppetid.

Krav til dokumentasjon av vedlikehold, det er et ledelsesansvar.