Slik bruker du automatisk kommunikasjon i ditt journal- og bookingsystem

Hvis du driver en klinikk, vet du hvor viktig det er å kommunisere effektivt med pasientene dine. Du vil minne dem om avtalene deres, bekrefte bookingen, samle inn tilbakemeldingene og sende dem relevant informasjon. Men å gjøre alt dette manuelt kan være tidkrevende. Det er derfor du trenger et webbasert booking- og journalsystem som kan automatisere kommunikasjonen din med pasientene dine. Et webbasert bookingsystem er en løsning som lar pasientene dine bestille tjenestene dine online, 24/7, fra hvilken som helst enhet. Men ikke alle webbasert bookingsystemer er skapt like. Noen av dem tilbyr flere funksjoner og fordeler enn andre. En av de viktigste funksjonene å se etter er muligheten til å sende automatisk kommunikasjon via SMS og e-post.

Hvilke utsendelser er viktig å ha automatikk på?

1. Bekreftelse

Med en gang pasienten har booket en avtale burde de få en bekreftelse på SMS eller/og E-post. Det gir pasienten og deg som behandler en trygghet om at avtalen er gyldig og bindende. En bekreftelse kan også inneholde viktig informasjon om hva behandlingen innebærer, hva du må gjøre før og etter behandlingen og hvordan du kan avbestille eller endre avtalen. Her er det best å ha en kort SMS-bekreftelse og en lang forklarende E-post-bekreftelse. I EG Hano sitt journalsystem kan du lage en felles bekreftelse eller en pr. behandling.

2. Påminnelse

For å unngå no-shows er det viktig å sende en påminnelse til pasienten enten noen timer før eller 24 timer i forkant av avtalen – du kan til og med gjøre begge deler! Trenger du samtykke fra pasienten før behandlingen kan du hente dette inn via påminnelsen. Ved å knytte et skjema til utsendelsen får du pasienten til å fylle det ut før avtalen og den blir lagret trygt i journalen. I EG Hano sitt journalsystem kan du lage en felles påminnelse eller en pr. behandling.

3. Oppfølgning etter avtale

Det er alltid hyggelig å takke pasienten for besøket, men det kan også være viktig å sende ut en oppfølgning etter avtalen hvis det er noe pasienten burde vite. Kanskje det er noe de burde gjøre etter behandlingen eller aktiviteter pasienten må unngå. I EG Hano kan oppfølgning etter avtale sendes på automatikk.

4. Ny behandling

Mange pasienter booker en behandling og så hører du ikke fra dem igjen. Folk har hektiske hverdager og det er ikke alltid lett å huske at man burde booke en ny behandling før det er for sent. Du får mulighet til å booke inn ny behandling i EG Hanos betalingsvindu, men vil pasienten vente har du en annen mulighet. Du kan sette opp automatisk utsendelse av en påminnelse om å booke ny behandling etter x antall uker. Det er lett å glemme, så gjør det enklere for pasienten å huske deg!

5. Anmeldelse

Har du mange fornøyde pasienter? Hvorfor ikke hente inn en god anmeldelse etter en behandling! Ved å sette opp en automatisk utsendelse etter en behandling kan du inkludere f.eks. en Google anmeldelselenke. Dette vil igjen øke synligheten din på nett og flere potensielle pasienter vil velge deg fordi du har mange gode tilbakemeldinger.

6. Bursdag

Hvorfor ikke gi litt ekstra oppmerksomhet på pasientens bursdag? Ved å legge inn fødselsdato i EG Hano systemet ditt kan det automatisk sendes ut en bursdagsmelding. Her kan du f.eks. inkludere et godt tilbud som igjen kan fungere som en win-back-metode.

Kommunikasjon er nøkkelen for enhver vellykket klinikk. Men kommunikasjon kan også være utfordrende og tidkrevende hvis det gjøres manuelt. Det er derfor du trenger et webbasert journal- og bookingsystem som kan automatisere kommunikasjonen din med pasientene dine via SMS og e-post.

Et webbasert journal- og bookingsystem kan hjelpe deg med å redusere manglende oppmøte og kanselleringer, øke pasienttilfredshet og lojalitet og spare tid og penger.

Hvis du ønsker å lære mer om hvordan du bruker automatisk kommunikasjon kan du kontakte oss i dag for en gratis gjennomgang.