Dette bør du se etter i et digitalt boligforvaltningssystem

Skal du investere i et digitalt forvaltningssystem? Her får du oversikt over hva du bør tenke på når du vurderer løsninger og leverandører.

Bruker du gule lapper, regneark, e-post og telefoner for å håndtere den daglige administrasjonen av dine boliger og leietakere?

Er du avhengig av flere ulike elektroniske systemer for å løse oppgavene dine? Er disse systemene lite kompatible og lite egnet til å utveksle data?

Da har du kanskje lenge kjent på at det er på høy tid å investere i et forvaltningssystem som faktisk gjør det det skal – nemlig forenkle arbeidsoppgavene, ikke komplisere dem.

Stadig flere boligforvaltere tar i bruk digitale forvaltningssystemer som håndterer boligforvaltning fra A til Å og gjør det enkelt å jobbe sammen. 

Vi viser deg hva du bør ta hensyn til når du skal velge riktig digital løsning for effektiv og moderne boligforvaltning. 

Systemet

Løsningen du velger, må være laget med tanke på den optimale arbeidsflyten i din virksomhet, og ikke være et system der du som bruker må tilpasse deg systemet. 

Leiesyklusen bør stå sentralt i oppbyggingen av systemet og funksjonaliteten.

Dessuten må systemet ha lav brukerterskel og intuitive løsninger, slik at dere trenger minimalt med brukeropplæring. Dette bidrar til at du enkelt får flere i organisasjonen til å bruke systemet, noe som igjen gir et bedre grunnlag for å ta de riktige beslutningene, og få riktig informasjon.

Viktige faktorer å ta stilling til:

• I hvilken grad kan du som bruker av verktøyet påvirke hvordan det videreutvikles mht. funksjonalitet og skreddersøm?
• Kan løsningen enkelt integreres mot systemene du har fra før?
• Er systemet skalerbart, slik at din bedrift kan vokse videre uten at man trenger å bytte system?
• Har systemet et lettfattelig brukergrensesnitt som gjør det enkelt å holde oversikt, og som er lett å navigere i?
  
  

Leverandøren

Å ta i bruk programvare for digital boligforvaltning kan føles litt skremmende. Sørg derfor for å velge en leverandør som er med deg og gir deg god support og oppfølging hele veien, helt fra salgsprosess til oppfølging i etterkant og i videre bruk. 

Du velger ikke bare en løsning, men også tilgang til et kompetansemiljø. En seriøs aktør har kraft til å utvikle løsningen videre, slik at systemet hele tiden dekker dine behov i et marked som stadig utvikler seg. 

Velg en aktør som har drevet på en stund. De har mer erfaring, og det er større sjanse for at de eksisterer i markedet i morgen. 

Viktige faktorer å ta stilling til:

• Har leverandøren nødvendig fagkompetanse og dybdeinnsikt i dine arbeidsprosesser? 
• Hvor lydhør er leverandøren for tilbakemeldinger fra deg som kunde?
• Forstår leverandøren behovene dine, og dekker den aktuelle løsningen disse behovene? 
• Har leverandøren support lett tilgjengelig, og får du god nok hjelp til å ta i bruk løsningen i din organisasjon?
  
  

Oppsummert

Systemet du velger, bør ha “hele pakken”. Brukervennlighet, gode  løsninger, fornuftige priser og kundestøtte som fungerer. Som bruker skal du kunne forvente et stabilt og sikkert system, som virker hver dag uten problemer.

Løsningen må være bygget for å gjøre det enkelt å håndtere leieforhold fra start til slutt, fra søknad om bolig til utflytting. 

Under panseret på et system som skal ivareta prosesser og hendelser og store mengder informasjon, trengs det en solid “motor”. Denne må være rigget slik at du på en ryddig måte får ut den informasjonen som er relevant og vesentlig – for deg som leder, og for alle de andre brukerrollene i organisasjonen din.