Slik innfører du EG Uni Eiendom i din organisasjon

EG Uni Eiendom er et markedsledende system for digital boligforvaltning. Les om hvordan vi hjelper deg med å sette opp systemet i din organisasjon.

I dette innlegget viser vi deg hvordan du innfører EG Uni Eiendom i organisasjonen din.

Hva må være på plass for å innføre et FDV-system?

Å ta i bruk et nytt digitalt system vil alltids kunne møte litt motbør og skepsis i en organisasjon hvor telefoner, Post-it-lapper og arbeidslister på papir har vært måten å jobbe på. Går man derimot frem på den rette måten, vil det gå helt fint å innføre et FDV-system.

Følgende forutsetninger bør ligge til grunn for å lykkes med innføringen av Uni Eiendom i organisasjonen:

1. Dere må ha lyst og endringsvilje

For å lykkes med et digitalt virksomhetssystem må man innstille seg på omstilling, og gi det den tiden det trenger for å sette opp et godt grunnlag. Å digitalisere arbeidsprosesser krever litt grunnarbeid, men så vil man få en ny hverdag. En mye enklere hverdag, med bedre oversikt og kontroll.

Husk å få frem nytteverdien av systemet. Forklar dine ansatte hvordan jobben deres i praksis blir enklere når de tar i bruk løsningen. De slipper telefoner, e-poster, gule lapper og beskjeder som må huskes på. Alt blir mer oversiktlig og rolig, og de får frigjort tid til andre oppgaver.

Ansatte flest blir mere positiv til ny teknologi når det viser seg at det blir mindre overtid og mer tid til nyttige arbeidsoppgaver.

2. Dere må være fremtidsrettet

Digitalisering av boligforvaltning handler ikke bare om å gå fra analog til digital, eller om å gjøre arbeidsprosesser mer effektive. I et større perspektiv handler digitalisering om å bruke IT og digitale løsninger til å videreutvikle virksomheten, legge til rette for vekst og samtidig sørge for god sikkerhet.

Med andre ord må du ha et ønske om å følge med i utviklingen og rigge virksomheten for fremtiden.

3. Dere må ha forankring

Grunnarbeidet og endringsviljen som skal til for å lykkes med et digitalt virksomhetssystem, forutsetter at du får alle med på laget. Det må være en felles samling rundt systemet, i både ledelsen og resten av organisasjonen.

Systemet må tas i bruk i hele organisasjonen, av alle ansatte, ellers blir det “hull”. Bli enig om at “OK, vi trenger et FDV-system, dette her skal vi bruke.”

Videre må det være et ønske fra ledelsens side om å få full kontroll og oversikt over virksomheten. Ikke minst må det ligge til grunn et genuint ønske om å gi leietakerne optimal service.

Et system er aldri sterkere enn det svakeste leddet. Det er viktig at det ikke blir noen terskler mot å ta systemet i bruk ute blant de som faktisk skal jobbe med det i hverdagen.

Når dere har krysset av på disse tre punktene, er mye gjort!

Hvordan kommer du i gang?

Når dere har bestemt dere for å ta steget med å digitalisere boligforvaltning og eiendomsdrift, og få system på vedlikeholdet sammen med oss, vil vi sørge for en effektiv oppstart og implementering.

Dere får tildelt en prosjektleder som følger dere tett gjennom hele oppstarten.

Vi har en fastsatt struktur vi følger, slik at vi sammen med dere kan realisere prosjektet på ønsket tid. Samtidig er vi svært oppmerksom på at dere har travle dager, og tilstreber å tilpasse implementering og opplæring til deres hverdag.

En implementering følger i grove trekk tre faser:

1. Installasjon av programvare hos kunde/IT-leverandør

• Dette løser vi i samarbeid med IT-avdeling/leverandør

2. Oppstartsmøte med vår customer success-avdeling

• Bli enige om tidsplan for oppstart og igangsettelse.
• Etablere milepæler og framdrift
• Framskaffe info om organisasjon og organisering
• Planlegge opplæring
• Identifisere eiendomsportefølje og ønsket oppbygging av denne
• Avdekke utfordringer, særlige hensyn og ønsker hos dere

Herfra overtar Customer Success prosessen med implementering og installasjon, og involverer nøkkelpersoner for å få tilgang på nødvendig informasjon.

3. Opplæring og brukerstøtte

• Opplæring av superbrukere
  Brukerkurs av øvrige brukere

Vi tilpasser opplæringen til dere som kunde, ved bruk av den modellen som passer best, herunder opplæring hos dere eller på Teams/Skype.

Vi erfarer også at det kan være hensiktsmessig med noe mer opplæring når dere har brukt systemet en stund, for å sikre at dere får utnyttet mulighetene maksimalt.

Trygg oppstart

Dere er nå i gang og har oversikt, men vi følger dere tett fremover for å sikre at dere får full utnyttelse av de funksjonene dere ønsker.

Dere trenger ikke ta i bruk alle funksjoner med én gang. Noen ønsker å begynne med det mest grunnleggende og ta i bruk flere og mer avansere funksjoner etter hvert som behovene melder seg og man blir trygg i bruk av programvaren. Andre ønsker å ta i bruk all funksjonalitet med én gang, og da legger vi selvfølgelig til rette for at det lar seg gjøre.

Hva kreves av dere som virksomhet?

Dere må sette av tid til møter og avklaringssamtaler, samt opplæring, men selve installasjonen av systemet tar selvfølgelig vi oss av. Superbruker eller systemansvarlig blir veiledet, slik at den nødvendige informasjon om bygg og eiendommer kan registreres enkelt inn i systemet. Tilsvarende for registering av kunder, kontrakter, mv.

Vi trenger input fra dere i denne fasen, slik at vi er sikre på at oppsettet blir tilpasset deres måte å jobbe på. Dere må ha tilgengelig den informasjon som behøves for at oppbygging av eiendom, kunder og kontrakter blir så god og presis som mulig.

Det skal være enkelt å digitalisere, men det er klart at det kreves noe arbeid fra deres side for å nå målet. Hvor mye jobb det er for akkurat din virksomhet, avhenger blant annet av hvilken form og struktur det er på informasjonen dere besitter før dere setter i gang. Vi har hjulpet mange, og er klare for å løfte dere inn i en ny og enklere hverdag.

Vi vet hva som skal til, og ønsker å gjøre dette enkelt for dere!

Et FDV-system som EG Uni Eiendom skal gjenspeile arbeidshverdagen, og det må leve med dere litt før alt “sitter”. Men det tar ikke lang tid før dere får dreisen på det – og får fullt effektiviseringsutbytte av alle fordelene ved digital boligforvaltning.