Trøndelag fylkeskommune har digitalisert hele bygningsmassen i fylket

Trøndelag fylkeskommune er en omfattende organisasjon med ansvar for skoler og bygninger spredt over et stort geografisk område. Ved den siste utlysningen av konkurranse om et nytt FDVU-verktøy, ønsket de et system som kunne støtte de mange prosessene i eiendomsseksjonen. Målet var å få et system som ville forenkle drift, vedlikehold og utvikling av bygningsmassen, samt bidra til en felles arbeidsmetodikk for å løse disse oppgavene.

Etter en toårig utviklingsperiode kunne Thomas Andersen, prosjektansvarlig og teamleder i Seksjon eiendom ved Trøndelag fylkeskommune, se optimistisk på fremtiden. Systemet er det første av sitt slag som samler data om eiendomsporteføljen i ett integrert system fra start til slutt. Det er også det første systemet som benytter bygningsinformasjonsmodeller (BIM) fra prosjektering og bygging som datakilde for de ulike fagsystemene som brukes i byggets driftsfase.

Fylket har nå implementert BIM på alle sine eiendommer. EG Facilit, sammen med andre applikasjonsleverandører, vil støtte FDV-prosessene for fylkeskommunens fagfolk.

Hva har dere gjort?

“Vi har hovedsakelig gjort to ting,” uttaler Thomas. "Vi har laget digitale bygningsinformasjonsmodeller (BIM-er) som inneholder informasjon om eiendommene våre. I tillegg har vi samarbeidet med våre leverandører for å utvikle et system hvor all data om eiendommene våre leses fra og skrives til disse informasjonsmodellene.

Vi hadde en utfordring med ulike fagsystemer som krevde egne databaser og ikke kunne dele data med hverandre. Nå har vi én felles datakilde som deles av alle fagsystemene. Dette gjør systemet mye enklere og mer effektivt å drifte, og gir oss en rekke nye funksjoner vi ikke hadde tidligere."

Hva slags erfaringer har dere så langt med systemet?

"Foreløpig har vi begrenset erfaring med drift og bruk av systemet, ettersom det er forholdsvis kort tid siden vi tok det i bruk. Så langt har vi gjennomført en rekke tester, og resultatene gir oss all grunn til å tro at systemet vil levere i tråd med forventningene.

Overgangen til drift av systemet er også en omstillingsprosess for oss. Vi går fra å være sterkt engasjert i utviklingen av prosjektet til å ivareta driften. Hovedfokuset vårt nå er opplæring, utrulling og implementering. Den brede brukerinvolveringen i prosjektet har ført til høye forventninger og god motivasjon for å ta systemet i bruk. Innholdet av data i systemet vokser raskt. Bare i løpet av de siste ukene har vi lastet opp mer enn 2500 filer med data, noe som viser at vi allerede er godt i gang med å bruke systemet."

Hva slags fordeler ser dere så langt med systemet?

"Fordelene er mange. Vi har utviklet et system hvor de ulike fagsystemene eller applikasjonene leser fra og skriver til den samme datakilden, noe som gir oss betydelige effektiviseringsgevinster. Tidligere måtte vi opprette og vedlikeholde en ny datakilde hver gang vi tok i bruk en ny fagapplikasjon. Nå vedlikeholder vi én felles datakilde som leverer til alle systemene våre.

En av de mest innovative funksjonene med systemet er at data blir skrevet tilbake til fylkeskommunens SharePoint-løsning. Alle endringer som gjøres i systemet, enten det gjelder nye leiekontrakter, renholdsplaner eller annen informasjon, blir skrevet tilbake til vår SharePoint. Dette hjelper oss med å holde dataene våre samlet og oppdatert til enhver tid, og unngå ‘skyggearkiv’ i de ulike applikasjonene."

Standardiserte løsninger og eierskap til egne data

"Vi har fått et system som sørger for at data er strukturert i henhold til standardiserte løsninger (ISO 16739). Ved å følge internasjonalt anerkjente standarder har vi redusert mye av risikoen i prosjektet. Med en kjent og tilgjengelig felles struktur av dataene våre, skaper vi også en plattform for integrasjon mot nye applikasjoner, noe som gir oss en solid plattform for videre utvikling av systemet.

Arealforvaltning har vært sentralt for alle brukergruppene som har deltatt i spesifikasjonen av systemet. Uansett om man driver med inn- og utleie, forvaltning, renhold eller andre oppgaver innenfor FDV, er tilgangen til pålitelige oversikter over de ulike arealtypene helt sentralt."

Bedre konkurransegrunnlag i fremtidige anbudsprosesser

"Som fylkeskommune må vi forholde oss til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, noe som innebærer at vi må konkurranseutsette alle kjøpte tjenester med jevne mellomrom. Når våre data er samlet i BIM-modeller vi eier selv, oppnår vi et tydelig skille mellom data og funksjonalitet. Dette gjør det mulig for oss å gjennomføre fremtidige konkurranser på FDVU-verktøy, der vi forholder oss til regelverket for offentlige anskaffelser. Dataene ligger i våre informasjonsmodeller, mens leverandørmarkedet inviteres til å konkurrere om å gi oss best mulig funksjonalitet. Digitalisering av eiendommene våre har også ført til høyere kvalitet på anskaffelsene våre på andre innkjøpsområder.

Vi har aldri tidligere sett et system på markedet som kan tilby en så omfattende løsning for alle fag. Dette er helt unikt. Systemet inneholder også funksjonaliteter innenfor de ulike fagapplikasjonene som vi ikke har opplevd før. Mye av denne nye funksjonaliteten, som for eksempel digital innsamling av FDVU-dokumentasjon og integrasjoner mot fagverktøy for renhold og energioppfølging, vil bli presentert på EG Facilit FDVU sitt brukerforum i Tromsø i oktober."

Hva ser dere for dere fremover?

"Vi jobber fortsatt med utvikling av funksjonaliteten i systemet. Vi har blant annet spesifisert at systemet skal kunne gi en modellbasert oversikt over de tekniske anleggene. Hensikten er at om en kollega blir syk, skal en annen raskt kunne få oversikt og informasjon om de tekniske anleggene ved å bruke systemet. Vi er i ferd med å ferdigstille en funksjonalitet hvor driftspersonell ved kontroll av for eksempel brannslukningsutstyr, vil kunne dele opp kontrollen i mindre arealer dersom dette er hensiktsmessig.

Vi forventer at det i løpet av kort tid vil bli stilt krav til eiendomsbesittere om dokumentasjon og oversikt over miljødata i bygningsmassen. De første leverandørene av slike applikasjoner har allerede kommet på markedet med løsninger, og vi ser at disse applikasjonene er enkle å integrere med en digitalisert bygningsmasse. Kunstig intelligens og applikasjoner for prosjektering er også tema vi forventer utvikling av i nær fremtid.

Mye blir sikkert nytt og ukjent i tiden som kommer, men med det nye systemet føler vi at vi har rustet oss godt for den utviklingen vi ser komme." Forteller Thomas Andersen, prosjektansvarlig og teamleder i Seksjon eiendom ved Trøndelag fylkeskommune.