Slik velger du riktig digitalt forvaltningssystem – en komplett guide til anbudsprosessen

Å velge riktig digitalt forvaltningssystem er en viktig beslutning som påvirker både effektivitet, ressursbruk og fremtidig utvikling. Enten du representerer en offentlig eller privat virksomhet, er en strukturert anbudsprosess nøkkelen til å finne den løsningen som best dekker dine behov. Denne guiden gir deg verktøyene du trenger for å navigere trygt gjennom prosessen.

Private aktører og anbudsprosessen 

Både offentlige og private aktører må ofte gjennomføre en anbudsprosess når de skal investere i et nytt digitalt forvaltningssystem. Private virksomheter har større fleksibilitet, men bør likevel bruke en strukturert tilnærming for å sikre at de velger den beste løsningen. For offentlige aktører, som kommuner og fylkeskommuner, er dette pålagt gjennom lov om offentlige anskaffelser, noe som innebærer at de må gå ut på anbud med jevne mellomrom – selv om de allerede har et godt fungerende system. 

Hvorfor må kommuner og fylker ut på anbud? 

Kommuner og fylker er pålagt å følge lov om offentlige anskaffelser, noe som innebærer at de med jevne mellomrom må gå ut på anbud – selv om de allerede har et godt fungerende system. Når en kontrakt på et eksisterende system utløper, må det gjennomføres en ny anbudsprosess. Dette gjør det essensielt å få en oppdatert oversikt over hvilke kriterier og funksjoner som er viktige i dagens marked. 

Hva er deres største utfordringer med dagens forvaltningssystem? 

Mangler dere oversikt over vedlikeholdsoppgaver? Opplever dere ineffektiv ressursbruk eller dårlige integrasjonsmuligheter? Å velge riktig digitalt forvaltningssystem kan være avgjørende for å effektivisere drift, vedlikehold og ressursstyring. Men hvordan navigerer man i en kompleks anbudsprosess for å finne den beste løsningen? Denne guiden gir deg innsikten du trenger for å ta et velinformert valg. 

 Hvorfor er digitale forvaltningssystemer en strategisk investering? 

Manuelle prosesser, utdaterte systemer og fragmenterte løsninger kan føre til ineffektivitet og kostbare feil. Et moderne digitalt forvaltningssystem er mer enn bare et verktøy – det er en strategisk investering i bedriftens effektivitet, kontroll og konkurransekraft. 

Fordeler med et moderne forvaltningssystem: 

• Proaktiv vedlikeholdsstyring: Identifiser problemer før de eskalerer. 
• Forenklet kommunikasjon: Hold alle parter – fra ansatte til leverandører – oppdatert i sanntid. 
• Overholdelse av lover og forskrifter: Automatiserte påminnelser og dokumentasjon sikrer samsvar med regelverk. 
• Bedre ressursutnyttelse: Samler alle nøkkelfunksjoner som vedlikeholdsplanlegging, rapportering og betalingshåndtering på én plattform. 

 1. Identifiser deres største utfordringer og behov

Før dere setter i gang anbudsprosessen, er det essensielt å forstå hvilke utfordringer organisasjonen står overfor i dag. Still dere selv disse spørsmålene: 

• Hvor oppstår de største flaskehalsene i vedlikehold og ressursstyring? 
• Hvilke manuelle prosesser kan digitaliseres for å øke effektiviteten? 
• Kreves det integrasjon med eksisterende systemer, som økonomistyring eller IoT-enheter? 
• Hva er budsjettet og tidsrammen for prosjektet? 

En klar kravspesifikasjon gir et bedre grunnlag for sammenligning av leverandører og sikrer at dere finner en løsning som passer deres behov. 

 2. Velg et system med fleksibel funksjonalitet

Et godt forvaltningssystem bør være tilpasset deres arbeidsprosesser, både i dag og i fremtiden. Se etter: 

• Vedlikeholdsstyring: Automatiserte varsler og planleggingsverktøy for proaktiv drift. 
• Energistyring: Muligheter for analyse og reduksjon av energiforbruk. 
• Brukervennlighet: Et intuitivt grensesnitt som sikrer høy adopsjon blant ansatte. 
• BIM-integrasjon: Bedre visualisering og styring av eiendommer. 
• Skalerbarhet: Et system som enkelt kan håndtere flere eiendommer, geografiske lokasjoner og økende antall brukere. 

 3. Sikre sømløs integrasjon med eksisterende systemer

For å unngå datasiloer og ineffektive arbeidsprosesser, må det nye systemet kunne integreres med deres eksisterende infrastruktur. Spør leverandørene: 

• Støtter systemet API-er eller annen datautveksling? 
• Kan det kobles til økonomi- og energistyringssystemer? 
• Hvordan håndteres dataflyt mellom systemene? 

 4. Planlegg en smidig implementering

En vellykket overgang krever en detaljert implementeringsplan. Sørg for at planen inkluderer: 

• En realistisk tidslinje med milepæler. 
• Pilotprosjekter for å teste systemet før full implementering. 
• Klare ansvarsområder for både leverandør og interne ressurser. 
• Opplæring av ansatte for optimal bruk av systemet. 

 5. Prioriter sikkerhet og databeskyttelse

Forvaltningssystemet vil håndtere store mengder sensitiv informasjon. Derfor må sikkerhet være en prioritet. Avklar: 

• Hvordan beskytter leverandøren systemet mot cybertrusler? 
• Hvilke sikkerhetsmekanismer finnes for datakryptering og tilgangskontroll? 
• Er systemet i samsvar med GDPR og andre relevante regelverk? 

Veien videre

Å velge riktig digitalt forvaltningssystem krever grundig forarbeid og en strategisk tilnærming. Ved å identifisere deres største utfordringer, vurdere funksjonalitet, integrasjonsevne, sikkerhet og totalkostnader, kan dere sikre en løsning som både forbedrer dagens drift og er rustet for fremtiden. 

Er dere klare for å ta det neste steget? Ta kontakt med oss i EG MainManager for å finne den optimale løsningen for deres organisasjon.