10 prinsipper for en vellykket anskaffelse av energi- og eiendomssystemer
Å anskaffe et energioppfølgingssystem (EMS) eller et eiendomsforvaltningssystem (FMS) er ikke bare en teknisk prosess. Det er også et strategisk veivalg. Og som så ofte når det gjelder strategiske beslutninger: riktig struktur i starten sparer både tid, penger og frustrasjon senere.
Så hvordan navigerer du riktig gjennom jungelen av anskaffelsesprosesser? Her kommer ti prinsipper som gjør reisen både enklere og mer presis – enten du jobber i offentlig sektor eller privat eiendomsforvaltning.
1. La målene styre, ikke bare funksjonene
Ikke start med lister. Start med visjonen. Hva ønsker dere å oppnå med dette systemet? Bedre kontroll over energikostnadene? Forenklet rapportering? Bærekraftsmål? Når målene er klare, blir det lettere å sette de rette kravene.
2. Se lenger enn innkjøpsprisen
Vi vet – budsjettet er viktig. Men den reelle kostnaden ligger ikke i innkjøpet, men i alt som kommer etterpå. Drift, støtte, oppdateringer, integrasjoner... Derfor er det viktig å tidlig identifisere disse ekstrakostnadene, altså total eierkostnad, for å vurdere om investeringen er bærekraftig på lang sikt.
3. Sørg for regelverksetterlevelse fra start
Jobber du i offentlig sektor? Da vet du at krav til datasikkerhet, personvern og rapportering ikke er forhandlingsbare. Men også for private aktører kan det bli dyrt å ignorere GDPR, CSRD og ISO. Inkluder dette i kravspesifikasjonene fra starten.
4. Velg et system som kan vokse med dere
Hva skjer hvis dere kjøper flere eiendommer? Eller hvis nye forskrifter innføres? Et skalerbart system håndterer fremtidige endringer uten behov for utskiftning. Og det er ofte rimeligere å tenke stort – fra begynnelsen.
5. Sett av tid – ikke bare penger
Mange anskaffelser mislykkes fordi tidspresset blir for stort. Et godt beslutningsgrunnlag krever ettertanke. Sett av tid i kalenderen til markedsdialog, brukermøter og systemgjennomgang. Det er tid som betaler seg mange ganger senere.
6. Involver de rette personene fra start
Energilederen, eiendomsansvarlig, IT, økonomi. Alle har noe å si – og noe å vinne – på riktig systemvalg. Når flere stemmer blir hørt fra starten, blir sluttresultatet sterkere.
7. Se forbi funksjonalitet – vurder leverandøren
Fungerer systemet i teorien? Bra. Men hvordan ser det ut i praksis? Hvor raskt svarer supporten? Hva sier andre kunder? Har leverandøren erfaring fra lignende virksomheter? Gode spørsmål å stille før du signerer.
8. Gjør IT-sikkerhet til et krav, ikke et spørsmål
Et system som håndterer energidata, driftsinformasjon og brukerrettigheter må ha høy sikkerhetsstandard. Sørg for at leverandøren kan fremvise nødvendige sertifikater – og forstår viktigheten av kontinuerlig vedlikehold.
9. Bygg riktig fra starten – unngå rettelser senere
Misforståelser i anskaffelser koster. Noen ganger penger, andre ganger tillit. Ved å være nøye med kravspesifikasjoner, testing og gjennomgang reduserer du risikoen for å måtte starte på nytt.
10. Tenk på anskaffelsen som et partnerskap
Dette handler ikke bare om et system – men om et forhold. Leverandøren du velger, vil være med deg i mange år. Still krav – men se også på hvordan de jobber, kommuniserer og utvikler sine produkter.
Ønsker du flere tips til hva du bør tenke på i anskaffelsen?
Denne artikkelen er et utdrag fra guiden Systems in Sync 2025 – en praktisk veiledning for deg som skal anskaffe energi- og eiendomssystemer. Her finner du maler, eksempler, sjekklister og innsikter som hjelper deg å gjøre riktige valg fra starten.