Fra behov til anskaffelse: En trinn-for-trinn-guide til riktig energi- og eiendomssystem

Det starter ofte med en følelse. At noe ikke fungerer som det burde. At systemene ikke snakker sammen. At energidata er spredt over ulike verktøy. Eller at rapporteringen tar uforholdsmessig mye tid. 

Et sted der vekkes innsikten: Vi må gjøre noe. Vi trenger et nytt energioppfølgingssystem (EMS). Eller et eiendomsforvaltningssystem (FMS). Eller kanskje begge deler – integrert. 

Men hvor begynner man? Og hvordan unngår man å gå seg vill i krav, leverandører og tekniske termer? Her får du en oversiktlig veiledning fra behov til anskaffet system – hentet fra Systems in Sync 2025. 

1. Identifiser behovene – og gjør det sammen

Første trinn er lett å overse – men avgjørende. Ta deg tid til å forstå nåsituasjonen. Hva fungerer? Hva fungerer ikke? Og hvorfor? Involver flere enn bare IT eller drift. La økonomi, bærekraft, eiendomsforvaltning og brukere bidra med sine perspektiver. 

Når flere stemmer blir hørt fra starten, øker sjansen for å finne en løsning som faktisk varer over tid. 

 2. Formuler et tydelig målbilde

Hva vil dere at systemet skal hjelpe dere med å oppnå? Reduserte energikostnader? Forbedret miljørapportering? Økt driftseffektivitet? Klare mål gir retning for anskaffelsen – og hjelper både dere og leverandørene å fokusere riktig. 

Bonus: Et tydelig målbilde blir også et viktig verktøy i endringsarbeidet senere. 

 3. Kartlegg markedet og skap dialog

Før du skriver kravspesifikasjonen – snakk med aktørene i markedet. Se hva som finnes. Hva er bransjestandard? Hva er mulig? Hva kommer snart? En tidlig dialog med leverandører kan gi viktige innsikter og spare mye frustrasjon senere. 

Mange anskaffelser blir bedre når man vet hva man faktisk kan spørre etter. 

 4. Lag en balansert kravspesifikasjon

Kravspesifikasjonen er hjertet i anskaffelsen. Men det er lett å gå seg vill – enten i for vage formuleringer eller i lange lister med detaljer. 

Trikset? Fokuser på hva systemet skal muliggjøre, ikke bare hva det skal inneholde. Og ikke glem å inkludere krav til sikkerhet, support, opplæring og videreutvikling. 

 5. Gjennomfør anskaffelsen – med fokus på helheten

Når anskaffelsen først er i gang, gjelder det å holde fokus både på detaljer og retning. Sørg for at evalueringskriteriene reflekterer det som virkelig betyr noe. 

Og husk: Pris er ikke alt. Brukervennlighet, referanser, fremtidssikring og leverandørens evne til samarbeid veier ofte tungt på lang sikt. 

 6. Planlegg for implementering allerede nå

Når systemet er anskaffet – da begynner det virkelige arbeidet. Overgangen fra gammelt til nytt krever ressurser, tydelig kommunikasjon og grundig opplæring. 

De mest vellykkede implementeringene har en plan allerede før kontrakten er signert. 

 7. Følg opp, utvikle, forbedre

Et godt EMS eller FMS er ikke en endestasjon – det er et verktøy for kontinuerlig forbedring. Følg opp hvordan systemet oppfyller målene deres. Be om tilbakemeldinger fra brukerne. Og fortsett dialogen med leverandøren. 

Systemet skal ikke bare fungere – det skal hjelpe dere med å vokse. 

Din anskaffelse er også en mulighet 

Å bytte eller anskaffe nye systemer kan føles overveldende. Men det er også en mulighet til å tenke nytt. Til å styrke det interne samarbeidet. Til å ta store steg mot energieffektivitet, bærekraft og smartere eiendomsforvaltning. 

Vil du ha en enda tydeligere veiledning å følge? 

👉 Last ned Systems in Sync 2025 – en praktisk guide med maler, sjekklister og eksperttips for hele anskaffelsesreisen.