Slik lykkes du med kravspesifikasjonen i anskaffelsen av EMS og FMS
Kravspesifikasjon. Bare ordet kan få selv den mest erfarne innkjøperen til å trekke litt på skuldrene. Det høres teknisk ut, byråkratisk – og kanskje litt tungt. Men i realiteten er det en av de viktigste nøklene til en vellykket investering. Når det gjelder energioppfølgingssystemer (EMS) og eiendomsforvaltningssystemer (FMS), er forskjellen mellom "bra på papiret" og "bra i praksis" ofte nettopp ... kravspesifikasjonen.
Så hva bør man tenke på når man definerer sine krav? Hvordan vet man hva som er rimelig – og hva som er helt nødvendig? Her kommer en gjennomgang som gjør arbeidet litt enklere.
Start med virksomheten, ikke teknologien
Det kan være fristende å begynne med sjekklister og funksjonskrav. Men før du fordyper deg i grensesnitt, API-er og datakilder – ta et skritt tilbake. Hvilke problemer prøver dere å løse? Hvilke behov har brukerne? Hvilke mål skal systemet støtte?
En god kravspesifikasjon starter i virkeligheten. Ikke i teknologien.
Tenk funksjon før form – men ikke glem brukeren
Det er lett å bli for detaljert – eller for vag. Hemmeligheten er å finne balansen. Beskriv hva systemet skal kunne gjøre, snarere enn nøyaktig hvordan det skal se ut.
For eksempel:
❌ "Systemet skal ha en rød knapp for eksport."
✅ "Systemet skal muliggjøre eksport av energidata i brukervennlige formater (f.eks. Excel, CSV)."
Samtidig: ikke glem menneskene. Et kraftig verktøy som ingen forstår hvordan man bruker, vil ikke bli brukt. Sørg for at krav til brukervennlighet, opplæring og grensesnitt er med.
Sikkerhet og etterlevelse er ikke bonus – det er grunnleggende krav
Både EMS og FMS håndterer sensitiv data: energibruk, eiendomsinformasjon, og noen ganger også personopplysninger. Krav til sikkerhet, GDPR, datalagring innenfor EU/EØS og sertifiseringer som ISO/IEC 27001 er ikke noe "ekstra" – det er hygienefaktorer.
Spør leverandøren hvordan de faktisk jobber med sikkerhet. Og skriv det inn i avtalen.
Velg krav som gjør det enkelt å sammenligne – ikke tolke
En vanlig feil i anskaffelser er å skrive så generelle krav at alle leverandører tolker dem forskjellig. Resultatet? Tilbud som ikke kan sammenlignes. Her gjelder det å være konkret.
For eksempel:
❌ "Systemet skal være brukervennlig."
✅ "Systemet skal kunne brukes uten teknisk forkunnskap etter en kort opplæring på maksimalt 2 timer."
Jo mer målbart og sammenlignbart – desto bedre beslutningsgrunnlag får du senere.
Ikke glem de "mykere" kravene
Systemet er én ting. Men leverandøren er minst like viktig. Har de erfaring fra lignende virksomheter? Tilbyr de kontinuerlig support? Hvordan håndterer de implementering, opplæring og migrering?
Det kan føles abstrakt å stille slike krav – men her er det ofte store forskjeller mellom ulike aktører. Det er bedre å stille spørsmålene tidlig enn å måtte håndtere skuffelser senere.
Funksjonelt, fremtidssikkert og forankret – slik ser en god kravliste ut
En komplett kravspesifikasjon for EMS og FMS bør:
- Bygge på konkrete behov i virksomheten
- Inkludere både tekniske, operasjonelle og brukernære krav
- Omfatte sikkerhet, etterlevelse og integrasjon
- Være mulig å følge opp – både i anskaffelse og drift
- Inneholde krav til leverandørens ansvar, support og samarbeid
Og sist, men ikke minst: kravspesifikasjonen bør være forankret i organisasjonen. Involver brukere, teknikere, beslutningstakere – og ikke minst de som skal jobbe med systemet hver dag.
Vil du slippe å starte med et tomt dokument?
Guiden Systems in Sync 2025 inneholder ferdige maler for kravspesifikasjoner, bruksscenarier og RFP-tekster – tilpasset både EMS og FMS. Perfekt for deg som vil spare tid, unngå fallgruver og få et profesjonelt resultat direkte.
👉 Last ned guiden her – Systems in Sync 2025