Vanlige feil ved anskaffelse av energi- og eiendomssystemer – og hvordan du unngår dem

Det finnes mange måter å mislykkes med en anskaffelse på. Noen er små – andre kan bli svært kostbare. Når det gjelder energiovervåkingssystemer (EMS) og eiendomsforvaltningssystemer (FMS) kan kostnadene for en feilinvestering ikke bare være økonomiske, men også hemme digitalisering, energistrategier og bærekraftsarbeid. 

Så, hva pleier å gå galt? Og hvordan kan du unngå at det skjer hos deg? Her er noen av de vanligste feilene – og konkrete måter å unngå dem på. 

 1. Man velger for nåtiden – og ikke for fremtiden

Et system som dekker dagens behov, men ikke kan vokse med dere, er sjelden en god investering. Eiendomsporteføljer endres. Regelverk oppdateres. Teknologi utvikles. Systemet du velger må tåle forandring – ellers må du anskaffe et nytt system om noen år. 

Hva du kan gjøre i stedet: Tenk skalerbarhet, integrasjoner og fremtidige behov fra start. Velg et system som er bygget for å vare lenge. 

 2. Prisen får styre for mye

Å velge det billigste alternativet kan virke trygt – på papiret. Men en lav innkjøpspris kan skjule høye fremtidige kostnader: kostbar support, manglende brukervennlighet, integrasjonsproblemer eller store oppgraderingsbehov. 

Hva du kan gjøre i stedet: Fokuser på total cost of ownership (TCO) – altså alle kostnader over tid. Sammenlign verdi, ikke bare pris. 

 3. Kravspesifikasjonen blir vag – og svarene like så

Når kravspesifikasjonen er uklar, risikerer du å få tilbud fra leverandører som ikke matcher dine behov. Et vanlig symptom er at tilbudene ser svært forskjellige ut – noe som gjør dem vanskelige å sammenligne og evaluere. 

Hva du kan gjøre i stedet: Bruk tid på å definere hva dere faktisk trenger. Bruk tydelige funksjonskrav, målbare mål og beskrivelser av arbeidsflyt. 

 4. Ingen tester systemene før beslutningen tas

Papirspesifikasjoner kan se imponerende ut – men det er i praksis systemene som må levere. Uten demo eller brukertesting er det vanskelig å vite hvordan systemet fungerer i virkeligheten. 

Hva du kan gjøre i stedet: Planlegg strukturerte demosesjoner. Forbered testscenarier. Involver brukere fra ulike avdelinger. Test systemet grundig. 

 5. Leverandørens langsiktige evne undervurderes

Et pent grensesnitt sier lite om leverandørens langsiktige stabilitet. Kan de gi support når det trengs? Har de ressurser til å videreutvikle systemet? Har de erfaring fra lignende kunder? 

Hva du kan gjøre i stedet: Be om referanser. Sjekk økonomi og erfaring. Velg en partner – ikke bare en produktleverandør. 

 6. Ingen tenker på brukerne

Systemet kan være teknologisk avansert – men hvis ingen vet hvordan de skal bruke det, spiller det ingen rolle. I verste fall blir systemet ikke brukt i det hele tatt. 

Hva du kan gjøre i stedet: Prioriter brukervennlighet og planlegg opplæring. Involver brukere tidlig – og la deres behov styre grensesnittet. 

 7. Overgangen undervurderes

Å innføre et nytt system er ikke bare et teknisk prosjekt – det er også et endringsprosjekt. Mange undervurderer behovet for intern kommunikasjon, opplæring og støtte under innføringen. 

Hva du kan gjøre i stedet: Lag en tydelig plan for implementering og endringsledelse. Sett av tid, ressurser og kommunikasjon. Gi den støtten som kreves for at systemet faktisk skal brukes. 

Oppsummering: Det lønner seg å tenke seg om før man handler. 

Ingen anskaffelse er perfekt. Men med riktige forberedelser, de rette spørsmålene og litt ettertanke kan du unngå de verste fallgruvene. For når det kommer til EMS og FMS, er anskaffelsen mer enn bare en innkjøpsprosess – det er et strategisk valg for virksomhetens bærekraft, effektivitet og fremtidige utvikling. 

Unngå å starte helt på nytt

Last ned vår guide Systems in Sync 2025 – et praktisk verktøy for deg som skal anskaffe energi- og eiendomssystemer. Med maler, sjekklister og strategiske tips får du et forsprang inn i din neste anskaffelse. 

👉 Last ned guiden her – Systems in Sync 2025