Alt du trenger å vite om HMS på arbeidsplassen

I dagens arbeidsliv er Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) en kritisk faktor for suksess. Et godt HMS-arbeid sikrer ikke bare ansattes trivsel og sikkerhet, men øker også produktiviteten og styrker virksomhetens omdømme. EG Landax tilbyr et helhetlig HMS kvalitetssystem (HMS KS) som hjelper din virksomhet med å møte alle lovpålagte krav og skape et optimalt arbeidsmiljø – alt samlet på ett sted.

1. Hva er HMS?

HMS står for Helse, Miljø og Sikkerhet og er et systematisk arbeid for å sikre at arbeidsplassen er trygg, helsefremmende og miljøvennlig. HMS omfatter:

• Helse: Forebygge arbeidsrelaterte sykdommer og fremme god fysisk og psykisk helse.
• Miljø: Sikre at virksomhetens aktiviteter ikke skader ytre miljø.
• Sikkerhet: Unngå ulykker og skader på arbeidsplassen.

2. Hvorfor er HMS viktig?

Et effektivt HMS-arbeid er avgjørende for å:

• Forebygge ulykker: Redusere risikoen for arbeidsulykker og nestenulykker.
• Fremme et positivt arbeidsmiljø: Skape trivsel og øke medarbeidertilfredshet.
• Forbedre arbeidstakernes trivsel: Sikre fysisk og psykisk helse blant ansatte.
• Øke produktiviteten: Friske og motiverte ansatte bidrar til bedre resultater.
• Redusere sykdom og fravær: Et godt arbeidsmiljø minsker risikoen for arbeidsrelaterte sykdommer.
• Oppfylle lovpålagte krav: Unngå sanksjoner ved å overholde HMS-lovgivningen, samt oppfylle krav for sertifiseringer.

Her er en link til NHOs HMS-håndbok som kan være nyttig for å kartlegge HMS-arbeidet i bedriften.

 

3. Lovpålagte krav til HMS-arbeidet i Norge

I henhold til Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften er alle virksomheter pålagt å drive systematisk HMS-arbeid. Dette innebærer:

• Fastsette HMS-mål: Klare målsettinger for helse, miljø og sikkerhet.
• Kartlegging og risikovurdering: Identifisere farer og problemer, vurdere risiko og iverksette tiltak.
• Utvikle rutiner og prosedyrer: For avvikshåndtering, internkontroll og oppfølging.
• Dokumentasjon: Holde oversikt over HMS-aktiviteter og resultater.
• Opplæring: Sørge for at ansatte har nødvendig kompetanse innen HMS.

I arbeidsmiljøloven kapittel 3-1. står det blant annet: 
"For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte."

4. Ansvar og Roller i HMS-arbeidet

Arbeidsgiverens Ansvar

1. Implementere HMS-systemer: Sørge for at nødvendige systemer og prosedyrer er på plass.
2. Gjennomføre risikovurderinger: Identifisere og evaluere potensielle farer.
3. Utvikle prosedyrer: Etablere rutiner for sikkerhet og helse.
4. Gi opplæring: Sikre at ansatte har nødvendig kompetanse.

Ansattes Rolle

1. Medvirkning: Delta aktivt i HMS-arbeidet.
2. Følge prosedyrer: Overholde etablerte rutiner og retningslinjer.
3. Rapportere avvik: Melde fra om farer, ulykker eller nestenulykker.
4. Delta i opplæring: Ta del i kurs og trening for å styrke HMS-kompetansen.

På arbeidsplassen er det gjerne flere roller som har ansvar for HMS-arbeidet på ulike nivåer. Dette kan være ledere med personalansvar, verneombud, HMS-ansvarlig/HMS-koordinator osv. For eksempel er verneombudets rolle å representere arbeidstakerne i HMS-spørsmål og delta i risikovurderinger og inspeksjoner/vernerunder.

 

5. HMS og Internkontroll (IK)

For å oppnå et trygt og lovmessig arbeidsmiljø er det avgjørende å forstå samspillet mellom HMS og Internkontroll (IK).

Hva er Internkontroll?

Internkontroll er et systematisk rammeverk som virksomheter bruker for å sikre at de overholder alle relevante lover og forskrifter. Det er en metode for å organisere, planlegge, utføre og vedlikeholde interne prosesser som sikrer etterlevelsen av regelverk. Internkontroll innebærer:

• Identifikasjon av krav: Kartlegge alle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten.
• Implementering av rutiner: Utvikle prosedyrer og retningslinjer for å oppfylle disse kravene.
• Overvåking og evaluering: Kontinuerlig sjekke at rutiner følges og er effektive.
• Dokumentasjon: Holde oversikt over alle tiltak, avvik og forbedringer.
  
  

5.1 Forskjellen mellom HMS og Internkontroll

Mens HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) fokuserer spesifikt på tiltak og aktiviteter som sikrer et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø, er Internkontroll et overordnet system som sørger for at disse tiltakene blir gjennomført i samsvar med lovkravene.

HMS:

• Handler om innholdet – de konkrete aktivitetene og tiltakene som fremmer helse, miljø og sikkerhet.
• Fokus på risikovurdering, avvikshåndtering, sikkerhetsrutiner osv.

Internkontroll:

• Handler om systemet – hvordan virksomheten organiserer og styrer sitt arbeid for å overholde alle relevante lover, inkludert HMS-lovgivningen.
• Inkluderer også andre områder som økonomi, kvalitet, personvern osv.

Med andre ord er HMS en del av det større internkontrollsystemet, som sikrer at HMS-arbeidet blir utført systematisk og i tråd med regelverket.

 

5.2 Alt i ett system – HMS Kvalitetssikring

Ved å integrere HMS og internkontroll i et helhetlig HMS KS system, som f.eks. EG Landax, får din virksomhet tilgang til:

• Systematisk HMS-arbeid: Verktøy for risikovurdering, avvikshåndtering, og oppfølging av skader og hendelser.
• Internkontrollfunksjoner: Hjelper med å identifisere relevante lover og forskrifter, og sikrer at virksomheten overholder disse gjennom etablerte rutiner og prosedyrer.
• Dokumentasjon og rapportering: Enkelt å dokumentere alle tiltak og hendelser, samt generere rapporter for bruk både internt og mot tilsynsmyndigheter.
• Tilpasningsdyktig: Systemet kan skreddersys til din virksomhets spesifikke behov og bransjekrav.
• Brukervennlig: Ved å samle all funksjonalitet i ett system blir det enklere for både ledere og ansatte å bruke systemet effektivt.

Ved å kombinere HMS og Internkontroll i ett integrert kvalitetssikrings-system, blir det enklere å administrere og overvåke alle aspekter av helse, miljø og sikkerhet i virksomheten. Dette ikke bare hjelper deg med å unngå sanksjoner, men bidrar også til et bedre arbeidsmiljø og økt produktivitet. Et slikt system vil også bidra til økt fokus på kontinuerlig forbedring.

6. Implementering av HMS-systemer

1. RISIKOVURDERING

• Identifisering av farer: Kartlegge mulige risikoer i arbeidsmiljøet.
• Analyse: Vurdere sannsynlighet og konsekvens av identifiserte risikoer.
• Tiltaksplan: Utarbeide strategier for å eliminere eller redusere risiko.
  
  

2. UTVIKLING AV PROSEDYRER

• Standardisering: Etablere klare rutiner for arbeid og sikkerhet.
• Dokumentasjon: Sørge for at prosedyrer er godt dokumenterte og tilgjengelige.
• Oppdatering: Revidere prosedyrer jevnlig for å reflektere endringer i arbeidsmiljøet.
  
  

3. OPPLÆRING OG BEVISSTGJØRING

• HMS-kurs: Tilby regelmessig opplæring til ansatte og ledere.
• Informasjonsspredning: Bruke møter, intranett og plakater for å holde HMS i fokus.
• Kulturbygging: Fremme en kultur der sikkerhet og helse er alles ansvar.

 

7. Fordeler med et robust HMS-program

• Økt medarbeidertilfredshet: Økt trivsel og tilfredshet blant ansatte.
• Mindre ulykker og sykdommer: Færre skader og helseproblemer knyttet til arbeid.
• Økt produktivitet: Effektive arbeidsprosesser og færre forstyrrelser.
• Bedre omdømme: En ansvarlig virksomhet tiltrekker seg kunder og talent.
• Kostnadsbesparelser: Reduserte utgifter knyttet til fravær, ineffektivitet, erstatninger og forsikringer.

EG Landax sitt HMS KS-system gir deg alle verktøyene du trenger for effektiv risikovurdering, avvikshåndtering og kvalitetssikring.

 

8. Slik oppnår du effektivt HMS-arbeid med EG Landax

Ved å velge EG Landax får du en partner som støtter deg i hele HMS-prosessen. Vårt system hjelper deg med å oppfylle lovkrav, men enda viktigere, det bidrar til å skape en sikker, sunn og produktiv arbeidsplass hvor både virksomheten og de ansatte trives.

Ved å implementere EG Landax sitt HMS KS system, får du verktøyene du trenger for:

8.1. Oppfølging av skader og hendelser

• Digital registrering: Bruk PC, app eller nettbrett til enkel registrering av skader, nestenulykker og HMS-hendelser.
• Analyseverktøy: Bruk data for å identifisere mønstre/trender og forebygge fremtidige hendelser.
• Tiltak: Opprett oppgaver for å iverksette korrigerende tiltak og forebyggende strategier.
• Rapportering: Generer rapporter for intern bruk og myndighetskrav.
  
  

8.2. Avvikshåndtering

• Avviksregistrering: Loggfør avvik fra rutiner og prosedyrer.
• Ansvarsfordeling: Tildel oppgaver og sett frister for oppfølging.
• Sporbarhet: Hold oversikt over status og ansvarlige for oppfølging, fra registrering til lukking.
• Kommunikasjon: Varsling og oppfølging gjennom systemet sikrer at ingen avvik blir glemt.
• Dokumentasjon: Alle trinn i prosessen blir dokumentert for revisjon og læring.
  
  

8.3. Risikovurdering

• Kartlegging: Identifiser potensielle farer i arbeidsmiljøet.
• Risikomatrisen: Vurder sannsynlighet og konsekvens for hver risiko.
• Tiltaksplan: Prioriter og planlegg tiltak for risikoreduksjon.
• Oppfølging: Overvåk implementeringen av tiltak og juster ved behov.
  
  

8.4. Skjemaer og Sjekklister

• Tilpassede maler: Lag egne maler for skjemaer og sjekklister for inspeksjoner, vernerunder osv.
• Enkel tilgang: Alle dokumenter er tilgjengelige digitalt i skyen, når som helst.
• Mobil kompatibilitet: Utfør inspeksjoner og registreringer direkte fra mobil eller nettbrett.

8.5. HMS-håndbok

• Lovverk og forskrifter: Sørg for samsvar ved å registrere oppdatert informasjon om relevante lover og forskrifter.
• Bedriftens rutiner: Dokumenter virksomhetens egne HMS-prosedyrer og rutiner vha. prosesskart og dokumentasjon.
• Opplæringsmateriell: Gi tilgang til guider og veiledninger for ansatte i dokumentbiblioteket.
• Søkbart innhold: Finn raskt frem til nødvendig informasjon.
  
  

9. Fordeler med EG Landax sitt HMS KS system

Det er mange fordeler knyttet til det å anskaffe et digitalt verktøy for HMS-arbeidet. Ikke bare øker det effektiviteten og sikkerheten, men all dokumentasjon og funksjonalitet blir mye mer tilgjengelig både for ledelsen og de ansatte.

• Kontroll: Samler alle HMS-funksjoner i ett system for enklere administrasjon.
• Integrasjon: Tilbyr kobling mot bedriftens andre systemer via API
• Tilpasning: Skreddersy løsningen etter de unike behovene til din bransje og virksomhet.
• Samsvar: Hjelper deg med å overholde alle lovpålagte krav og standarder.
• Support: Få hjelp når du trenger det av vårt dedikerte supportteam.
• Kontinuerlig utvikling: Vi oppdaterer systemet jevnlig for å møte nye krav fra både myndigheter og våre kunder.
• Helhetlig HMS og Internkontroll: Vårt system forener HMS og Internkontroll, slik at du enkelt kan administrere alle aspekter av helse, miljø, sikkerhet.
• Sikkerhet: Hindre at sensitiv informasjon kommer på avveie ved å få full kontroll på tilgangsstyring og rettigheter.
• Tilgjengelighet: Med EG Landax har du hele HMS-systemet tilgjengelig i lomma. Du kan blant annet registrere avvik og oppgaver direkte fra vår app, samt få tilgang til bedriftens prosedyrer, rutiner og annen dokumentasjon, og mye mer! Systemet kan brukes både på PC, mobil og nettbrett.

Å investere i HMS er å investere i dine ansatte og virksomhetens fremtid. Med EG Landax tar du et viktig steg mot en tryggere, sunnere og mer produktiv arbeidsplass. Ved å kombinere HMS og kvalitetssikring i ett samlet HMS Kvalitetssystem (HMS KS), sikrer EG Landax at alle aspekter av din virksomhets drift overholder lovkrav og forskrifter.

 

10. Slik kommer du i gang

1. Kontakt oss: Fyll ut vårt kontaktskjema eller ring oss direkte for en gratis demo.
2. Behovsanalyse: Vi kartlegger dine behov og foreslår de beste løsningen for dere.
3. Implementering: Våre konsulenter hjelper dere med installasjon og tilpasning.
4. Opplæring: Vi tilbyr kurs og opplæring for ledere og ansatte.
5. Oppfølging: Vi følger opp for å sikre at dere får maksimal nytte av systemet.

Ikke nøl med å styrke HMS-arbeidet i din virksomhet. Kontakt EG Landax i dag og la oss hjelpe deg med å skape en tryggere og mer effektiv arbeidsplass med vårt komplette kvalitetssystem (KS) for HMS.

4 tips for effektivt HMS-arbeid 🩺❤️🌿🌍🧯🦺

1. Engasjement fra ledelsen: Ledelsen må vise at HMS er en prioritet.

2. Involvering av ansatte: Inkluder ansatte i utforming og implementering av HMS-tiltak.

3. Regelmessig evaluering: Gå jevnlig gjennom HMS-systemet for å optimalisere.

4. Kommunikasjon: Ha HMS på agendaen i møter og intern kommunikasjon.

 

Ofte stilte spørsmål om HMS, KS og Internkontroll (FAQ)

1. Hvem må ha et HMS-system?

Alle virksomheter med ansatte er pålagt å ha et HMS-system, uavhengig av størrelse eller bransje. Dette inkluderer både private og offentlige virksomheter.

2. Hva skal en HMS-plan inneholde?

En HMS-plan bør inneholde:

• Målsettinger: Klare HMS-mål for virksomheten.
• Organisasjonskart: Oversikt over ansvar og roller.
• Risikovurderinger: Dokumenterte risikovurderinger og tiltak.
• Rutiner: Prosedyrer for avvikshåndtering, nødprosedyrer osv.
• Opplæringsplan: Plan for HMS-opplæring av ansatte.

3. Hvordan kan ansatte bidra til HMS-arbeidet?

Ansatte kan bidra ved å følge prosedyrer, delta i opplæring, rapportere avvik og være aktive i å forbedre arbeidsmiljøet.

4. Hvordan hjelper EG Landax med HMS og Internkontroll (IK)?

EG Landax sitt styringssystem for HMS integrerer alle aspekter av HMS og Internkontroll, slik at du kan administrere lovpålagte krav, risikovurderinger, avvikshåndtering og kvalitetssikring i én løsning.

5. Hvorfor er HMS-kurs viktig?

HMS-kurs sikrer at arbeidsgivere og verneombud har nødvendig kunnskap til å utføre HMS-arbeidet effektivt. Dette er også et lovkrav i henhold til Arbeidsmiljøloven.

6. Kan EG Landax hjelpe med HMS-opplæring?

Ja, vi tilbyr opplæring og kurs for å hjelpe din virksomhet med å forstå og implementere effektivt HMS-arbeid i EG Landax-systemet.