Internkontrollforskriften – helt enkelt forklart

Det finnes mange begreper, lover og temaer du kan støte på i arbeidslivet. Noen er ikke alltid like enkle å forstå, enten du er leder i en bedrift eller som arbeidstaker. Så hva er egentlig internkontrollforskriften? Og hvorfor er internkontrollen viktig? Vi forklarer!

Hva er internkontrollforskriften?

Internkontrollforskriften er systematiske tiltak som en virksomhet må ha på plass. Du har kanskje hørt at internkontrollforskriften også blir kalt «forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter». Dette blir igjen forkortet til HMS-forskriften.

Høres det litt komplisert ut å sette seg inn i? For å gjøre det helt forståelig fra start, er en forskrift et sett med regler. Disse reglene er satt av en offentlig myndighet, stat eller kommune. Du kan si at en forskrift fungerer på samme måte som lover, da det er viktig å følge dem. 

I Norge er det bare Stortinget som kan lage, behandle, vedta og oppdatere lover. For at de ikke skal trenge å gjøre dette på alle rettsreglene vi har i samfunnet vårt, kan Stortinget bestemme at andre myndigheter kan lage mer utfyllende regler. Andre myndigheter kan være en kommune, eller et departement. I dette tilfellet er det Arbeids- og inkluderingsdepartementet som står for internkontrollforskriften.

Hva er formålet med internkontrollforskriften

Formålet med internkontrollforskriften er å fremme et forbedringsarbeid innen helse, miljø og sikkerhet. Forbedringsarbeid vil si at virksomheten skal gjøre tydelige tiltak for å se om man har blitt bedre eller burde gjøre noe mer. Om det for eksempel oppstår problemer eller avvik, er formålet med internkontrollforskriften at dette skal oppdages og bli gjort noe med i tide. Hvordan kan man gjøre det bedre fremover? Er det noe mer man kan gjøre for at det ikke skal skje igjen? 

I tillegg til å redusere skader og ulykker på jobb, øker også produktiviteten og tryggheten til de ansatte når virksomheten har spesifikke krav som skal følges. Gjennom kravene i internkontrollforskriften utvikler man også kvaliteten, styrker konkurransekraften og lønnsomheten i virksomheten. 

8 Krav til internkontroll

Under forskriften om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter finnes det 8 krav. Disse kravene skal tilpasses hva virksomheten driver med. 

1. Tilgjengelighet

Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder virksomheten, er tilgjengelig. Det er spesielt viktig at de kravene som er virksomhetens fokusområder finnes lett tilgjengelig og oversiktlig presentert.

Eksempel: En oppslagstavle for intranett slik at de ansatte enkelt har oversikt.

2. Kunnskap

Alle arbeidstakerne skal ha tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter til å utføre jobben på en sikker og helse- og miljømessig forsvarlig måte. Det er virksomheten som har ansvar for opplæringen her og eventuelle endringer som skjer i internkontrollen.

Eksempel: En modul for oversikt over kompetanse, opplæringsplan og kurs.

3. Medvirkning

Arbeidstakerne sine samlede kunnskaper og erfaringer skal medvirkes og bli brukt.

Eksempel: Personalmøter, Medarbeidersamtaler.

4. Mål

Mål for helse, miljø og sikkerhet skal være fastsatt av virksomheten. En fordel er om disse målene er konkrete, troverdige, oppnåelige og målbare (må dokumenteres skriftlig).

Eksempel: Bruk en modul for processer og samsvar for å vurdere om praksisen oppfyller målkrav eller ikke.

5. Ansvarsfordeling

Virksomheten skal ha oversikt over fordelingen av ansvar, oppgaver og myndighet over arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (må dokumenteres skriftlig).

Eksempler: Organisasjonskart med oversikt over medarbeidere.

6. Kartlegge

Virksomheten skal kartlegge farer og problemer og på denne måten vurdere risiko. Man skal også jobbe med og utarbeide planer knyttet til dette for å redusere risikoforhold (må dokumenteres skriftlig).

Eksempel: System for risikoanalyse og vernerunder.

7. Iverksette

Det skal være iverksatt rutiner for å oppdage, rette opp i og forebygge brudd på kravene som står i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (må dokumenteres skriftlig).

Eksempel: Avvikssystem, handlingsplan eller et system for avviksbehandling. 

8. Oppfølging

Virksomheten skal systematisk overvåke og gjennomgå internkontrollen for å være sikker på at den fungerer som forutsatt (må dokumenteres skriftlig).

Eksempel: Årlig gjennomgang ved hjelp av rapporter.

Hvem gjelder internkontrollforskriften for?

Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere. Det vil si at du kan gå ut ifra at internkontrollforskriften gjelder deg dersom du har ansatte som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Selv om virksomheten kun har én ansatt, vil kravet om systematisk HMS-arbeid fremdeles gjelde.

Hva står det om Internkontrollforskriften i Lovdata?

Under Norges database for blant annet lover og forskrifter, står det at formålet med internkontrollforskriften er at virksomheten skal fremme et forbedringsarbeid innen:

• Arbeidsmiljø
• Sikkerhet
• Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester
• Vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall
• Forebygging av uhell og ulykker forbundet med egen lovlig aktivitet
• Forebygging av uønskede tilsiktede henvendelser slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås.

Det er plikt til internkontroll dersom du har en virksomhet med ansatte som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Dersom du ikke kan dokumentere at internkontroll har blitt innført og utøves, kan virksomheten risikere bøter eller få et pålegg om stans av arbeidet.

Ved alvorlige tilfeller som for eksempel ved dødsfall, naturskade eller alvorlige personskader, kan politianmeldelse og fengsel bli aktuelt. Husk at ved hjelp av disse kravene til å kontinuerlig forbedre seg, kan virksomheten unngå avvik, ulykker og lignende. 

F.A.Q