14 tegn på at du trenger et digitalt boligforvaltningssystem

Hvilke løsninger bruker du i din hverdag som boligforvalter? Vurderer du å ta i bruk et mer effektivt system? Her får du 14 tegn på at du trenger et digitalt forvaltningssystem.

For å kunne ta gode beslutninger knyttet til økonomi og administrasjon av dine boliger og leietakere trenger du oversikt og kontroll. Du skal sikre at arbeidsoppgavene blir utført og dokumentert, at kommunikasjonen med leietakere og vaktmestere holdes effektiv, at boligene blir forvaltet på best mulig måte, og at belegget til enhver tid er optimalt.

Alt dette går i bunn og grunn ut på én ting: å optimalisere arbeids- og forvaltningsprosessene. Skal du lykkes med dette i dag, holder det ikke lenger å basere seg på metoder som regneark, arbeidslister på papir, e-post, telefonsamtaler, ringpermer og gule lapper.

Tegnene på at du trenger bedre oversikt og kontroll

I en bransje som er i full digital forvandling, blir samhandling mellom de ulike rollene i virksomheten stadig viktigere. Både administrasjon, driftspersonell og leietakere forventer i økende grad at alle systemer ikke bare skal snakke sammen, men også gi full synlighet i aktiviteter og dialog.

Derfor får flere og flere boligforvaltere øynene opp for verdien av digitale forvaltningssystemer som automatiserer manuelle prosesser, hjelper de ulike brukergruppene med å holde oversikt, og gjør det enkelt å jobbe sammen.

Kanskje du selv vurderer å skaffe deg en slik løsning?

La oss se gå gjennom 14 klare tegn på at du bør investere i programvare for effektiv boligforvaltning:

• Leiekontrakter går fra å være tidsbestemte til å bli tidsubestemte på grunn at du har gått glipp av en kontraktsfornyelse
• Avtalte gjøremål i leiligheter blir avglemt
• Du havner i diskusjoner rundt tilstand på leilighet ved utflytting, og opplever påstander om at “det hullet i veggen og fuktskaden var der ved innflytting”
• Leietakere unnlater å betale, og det er vanskelig å følge opp disse
• Det er vanskelig å finne kontaktinformasjon til leietakere når du er ute på inspeksjon i boligområder
• Det er tidkrevende å sende ut felles eller differensiert informasjon til leietakere
• Det er vanskelig å holde kontroll på antall nøkler utlevert/mistet
• Du glemmer å fakturere leietakere for en jobb som er gjort
• Det er vanskelig å følge opp og få tilbakemeldinger fra eksterne samarbeidspartnere - for eksempel vedrørende en jobb som er bestilt
• Det er vanskelig å ta ut lister og rapporter om omsetning, belegg, budsjett/regnskap
• Det er vanskelig å holde oversikt over gjenstående arbeidsoppgaver
• Det er utfordrende å koordinere oppgaver til driftspersonell, slik at arbeidet blir riktig fordelt
• Du får ofte telefoner fra leietakere som spør etter en kopi av kontrakten sin eller om hvor mye leie de skylder (fordi de ikke får tak i informasjonen på annen måte)
• Du får feilmeldinger over flere forskjellige kommunikasjonsplattformer – mail, telefon, kontaktskjema, SMS, osv.

Midt oppi disse utfordringene sitter du kanskje med et økonomisystem og en oversikt over boliger i et regneark ved siden av. Systemene snakker ikke sammen. og de samme dataene flyttes frem og tilbake uten at det gir noen verdi eller samlet oversikt. Ofte flyttes dokumenter mange ganger mellom leverandør og kunde (for signatur).

På tide å ta tilbake kontrollen?

Hva må til for at du skal få tilgang på den informasjonen og totaloversikten som kreves for å holde orden på alt fra leietakere og kontrakter, økonomi og dokumentasjon til historikk, søknader og inn- og utflyttingsrutiner?

Svaret er at prosessene må over fra manuelle løsninger og inn i et helhetlig digitalt system, som samler alt på ett sted og hjelper deg med å gjøre riktige prioriteringer, ta riktige beslutninger og utføre arbeidsoppgaver til avtalt tid.

Konklusjon

Dagens leietakere er heldigitale fra fødselen av. De bruker telefonen til alt – unntatt til å ringe. De betrakter det som akterutseilt service dersom de er nødt til fysisk å snakke med noen for å få svar på det de lurer på. De forventer å finne deg i digitale flater, og de forventer at ting skjer i sanntid.

En god digital forvaltningsplattform er tilgjengelig både som nettside og app, har skreddersydd funksjonalitet for å støtte og forbedre virksomhetens forvaltningsrutiner – og gir deg de verktøyene du trenger for å ivareta alle sider ved driften.

Fremoverlente virksomheter investerer i brukervennlige systemer som legger til rette for effektiv forvaltning gjennom samhandling og digitalisering. Gjør det, du også – ved å ta kontakt med en markedsledende og pålitelig leverandør.