Dette bør du se etter i et FDV-system

Vurderer du å investere i et FDV-system? Dette bør du se etter!

 
Hvis man skulle forklare begrepet ‘eiendomsdrift’ til en 12-åring, kunne man for eksempel si at det rett og slett går ut på at bygninger skal fungere best mulig, vare lengst mulig og ha alt på stell i henhold til lover og regler.

Så enkelt – og så vanskelig.

God drift og vedlikehold av bygninger, utstyr og maskiner krever oversikt, oppdatering og ansvarsfordeling. Mange løser dette behovet med Excel-ark, permer og manuelle lister som ligger litt spredt her og der.

Imidlertid blir digital drift av eiendom, understøttet av et godt FDV-system, mer og mer et must for mange virksomheter, store som små. I stedet for at mer og mindre driftskritisk informasjon og dokumentasjon ligger i overfylte innbokser eller som løse notater på gule lapper rundt omkring, sørger et FDV-system for at dataene ligger samlet og knyttet opp mot de objektene og det bygget det gjelder.

Alt er digitalt og samlet på ett sted – noe som gir økt effektivitet og god oversikt på alle drifts- og vedlikeholdsoppgaver.

I dette innlegget gir vi deg noen praktiske tips til hva du bør se etter i et FDV-system, slik at beslutningsprosessen forhåpentligvis blir litt enklere for deg.

5 ting du bør ta hensyn til når du velger FDV-system

Uansett størrelsen på virksomheten din kan det riktige FDV-systemet gi deg oversikt og skape verdi. Men hva skal du se etter når du velger et FDV-system? Det er mange løsninger på markedet, med ulik funksjonalitet og ulike grader av kompleksitet.

Når du skal velge FDV-systemet som er riktig for din virksomhet, bør du først og fremst vurdere nøye hvilke behov dere har. Deretter bør du se disse opp mot funksjonaliteten som løsningene tilbyr.

1. Er alt samlet på ett sted?

Det første du bør forsikre deg om, er at det er et digitalt system som sikrer at flere har tilgang, at informasjonen ligger samlet, og at det er enkelt å vedlikeholde – alt på ett sted.

2. Er systemet enkelt å ta i bruk?

Det må være et system som dere faktisk klarer å implementere, og som dere klarer å komme i gang med å bruke relativt raskt. Mange FDV-systemer er veldig tunge og komplekse, og de fleste har ikke behov for det.

3. Vil systemet bli brukt av de som trenger det mest?

Når du skal velge et FDV-system, må du alltid tenke på hvem som er den største brukergruppen – nemlig driftspersonalet i felt. Vaktmesteren, snekkeren eller teknikeren som er ute og jobber på bygget, er ikke der for å måtte styre med tungvinte IT-systemer. Et FDV-system skal ikke gjøre den operative hverdagen vanskeligere, men derimot bli en naturlig del av arbeidsdagen. Det skal være arbeidsverktøy som er like enkelt og intuitivt å bruke som hammeren eller sagen.

4. Passer systemet også for mindre virksomheter?

Systemet må passe for både små og store aktører, og derfor må det kunne skalere etter størrelsen på virksomheten. Enkelte systemer tilbyr ikke denne muligheten, og du blir kanskje nødt til å kjøpe det samme systemet om du har én bygning eller om du har 20.

5. Kan systemet tilpasses din bygningsstruktur?

Det skal være enkelt å bygge opp din struktur, tilpasset hvordan virksomheten er satt sammen. Om du har ett bygg som er delt i kun to etasjer og kanskje noen rom, eller om du har store bygg med mange rom og mange leieobjekter, kjøpesentre, hotell, osv., så må systemet gjøre det enkelt å bygge opp strukturen og tilpasse den etter din bygningsstruktur.

Flere krav til riktig løsning

Et godt FDV-system bør løse oppgavene du og dine operative medarbeidere har i hverdagen, samtidig som det gir dine kunder mulighet til å kommunisere med deg. Dermed må systemet kunne ...

• Ta vare på dokumentene du har behov for å ha oversikt over på byggene dine. Noen systemer knytter det under byggene i foldere for FDV-dokumentasjon andre systemer knytter dokumentene direkte til de ulike bygningsdelene som dokumentene er relevante for.
• Gi deg mulighet til å legge til og vise tegninger og bilder fra bygningene dine og områdene rundt byggene. I noen systemer kan man laste opp de vanligste filformatene (JPG, PNG, PDF, etc.), andre systemer tilrettelegger også for mer komplekse filformater, som f.eks. DWG.
• Behandle både drift og vedlikehold i én og samme modul, slik at du alltid har oversikt over alle oppgavene dine. Dette gir deg også mulighet til å ha god kontroll på din og andres ressursutnyttelse.
• Gjøre det enkelt for dine operative medarbeidere å kvittere ut arbeidsoppgaver, registrere avvik, opprette nye tiltak og melde inn behov, samtidig som systemet gjør det enkelt for deg eller din leder å holde oversikt over hva som er gjort når, og hva som gjenstår.
• Gjøre det mulig for deg å dele bygget inn i etasjer, rom og bygningsdeler, samt inkludere andre objekter i bygget, som f.eks. tekniske anlegg (ventilasjonsanlegg, kjølesystemer og fordelinger) og andre maskiner/gjenstander, som løftebukker, senger eller kunst.
• Gjøre det enkelt for dine kunder å kommunisere med deg. Med dine kunder mener vi de som er brukere av bygget (de som jobber på kontorene, sitter i resepsjonen og arbeider ute på verksteder).
  
  

Velg riktig leverandør

Et godt virksomhetssystem utgjør mer enn bare funksjonaliteten som sådan. Ved å velge en seriøs, markedsledende leverandør som forstår dine behov og krav, og som bistår med tett brukeroppfølging og -opplæring hele veien fra oppstart, kan du være trygg på at du og din organisasjon får maksimalt utbytte av investeringen i et FDV-system.