Økonomieksperten Inger Lise Farstad forteller om verdien av digital boligforvaltning

Stadig flere boligforvaltere ser verdien av å jobbe digitalt, med totalintegrerte IT-løsninger. Økonomieksperten Inger Lise Farstad forteller om de mange fordelene.

Digitalisering av boligforvaltning er i vinden som aldri før, og stadig flere virksomheter tar i bruk digitale forvaltningsløsninger for å få bedre oversikt og kontroll, og ikke minst bedre inntjening.

Kanskje sliter du selv med å ha kontroll på alt fra leietakere og kontrakter, økonomi og dokumentasjon til historikk, søknader og inn- og utflyttingsrutiner?

Hvordan kan digital boligforvaltning hjelpe deg med å få bedre kontroll og oversikt på disse områdene i hverdagen?

Vi har tatt en prat med vår kollega Inger Lise Farstad, som er autorisert regnskapsfører og har jobbet i 17 år med forvaltning av eiendom i et stort boligbyggelag.

I View jobber Farstad med opplæring og brukerstøtte til brukerne av Uni Eiendom, samt kvalitetssikring av systemet og spesifikasjon av nye løsninger som skal komme kundene til gode.

Vårt første spørsmål er kort og godt: Hvorfor digitalisere boligforvaltning?

– Digitalisering av boligforvaltning legger til rette for oversiktlig og systematisk kontraktsadministrasjon og økonomioppfølging, og dessuten får man full oversikt over dokumenter og kommunikasjon med kunder og medarbeidere i organisasjonen. Man kommer raskere til målet med digital boligforvaltning.

Hva er typiske utfordringer for virksomheter som bruker gule lapper og regneark når de løser økonomisk-administrative oppgaver ved boligforvaltning?

– Man må jo som oftest gjøre mange flere operasjoner. Når man gjør en endring i et regneark, må man overføre denne informasjonen til et økonomisystem.

Farstad forklarer nærmere:

– Gjør man f.eks. en KPI- regulering, må man oppdatere prisen som skal faktureres i faktura/økonomisystemet. Dette øker jo risikoen for å gjøre feil. Historikk blir ofte ikke ivaretatt, eller i alle fall vanskeligere tilgjengelig. For de som ikke har laget regnearket, er det også mer krevende å sette seg inn i hvilke oppgaver som skal løses, og hvordan.

Lite tilgjengelig informasjon for alle i organisasjonen er også en stor utfordring, ifølge Farstad.

– Gule lapper kan forsvinne eller aldri bli skrevet. Dersom vaktmester eller rengjøringspersonell utfører en oppgave ute i felten som skal faktureres for, kan man risikere at informasjon om det aldri når fram til den som skal fakturere. Det kan også være vanskeligere å fremskaffe dokumentasjon både til leietakere og ledelse.

Slik gir digital boligforvaltning bedre kontroll på inntjening og tidsbruk

Når man mangler oversikt og ikke sitter på oppdatert informasjon, blir det gjerne vanskelig å følge opp økonomi og styre kostnader underveis. Hvordan bidrar digital boligforvaltning til at man får oversikt og kontroll på økonomien?

– Man har et alt-i-ett-system som er tilgjengelig for alle. Ved å ta i bruk gode digitale forvaltningsløsninger får man full kontroll over økonomi – innbetalinger, reskontro, avstemming, depositum, depositumsgarantier, indeksregulering av husleie etter KPI.

Farstad er tydelig på verdien i dette:

– Når man har bedre kontroll på kostnader og inntekter, får man økt lønnsomhet og konkurranseevne.

Kostnads- og tidsbesparelser

Det snakkes mye om at digitale forvaltningsløsninger effektiviserer arbeidet og gir besparelser på både kostnader og bruk av tid. Hvordan vil Farstad utdype dette?

– Som nevnt tidligere trenger man å gjøre ting kun én gang. Kunden registreres kun én gang. Husleien reguleres etter KPI hentet direkte fra SSB månedlig, og leiepriser oppdateres umiddelbart.

Farstad fortsetter:

– Med en kundeportal i den digitale alt-i-ett-løsningen kan kunden betjene seg selv, bl.a. signere kontrakter, betale fakturaer, sende meldinger og finne nødvendig informasjon. En automatisert depositumsløsning gjør at leietakere kan opprette depositumskonto og utføre innbetaling av depositum digitalt i samme operasjon som kontrakt signeres.

– Dette fører til færre henvendelser og mye mindre dokumenthåndtering, og man sparer enormt med personalkostnader.

Også driftspersonell sparer mye tid i hverdagen:

– Med registrering av saker og all kommunikasjon på web ligger alt dette tilgjengelig i forvaltningssystemet, og man bruker mindre tid på å finne ut av ting.

Full oversikt over fakturering og husleie

Leietakere som betaler for seg, er en forutsetning for sikker inntjening. God programvare for digital boligforvaltning har nyttig økonomifunksjonalitet. Hvordan bidrar dette til bedre kontroll på fakturering og hvem som skylder husleie?

– Det er lettere å fange alt som skal faktureres, f.eks. vaktmestertjenester, innlåsing etc. som skjer ute i felten. De som jobber ute, kan registrere dette direkte i en app på telefon/nettbrett idet tjenesten er utført. Man kan sette opp automatiske fakturavarslinger på SMS, e-post og på web/app. Dette gir mindre administrasjonsarbeid og færre inkassosaker.

Farstad forklarer hvordan digitale løsninger hjelper deg med å oppnå bedre belegg:

– Det er enkelt å holde oversikt over ledig kapasitet når man jobber med gode digitale forvaltningsløsninger, og dermed optimaliserer man belegget.

Fremtidens boligforvaltning

Mulighetene for å jobbe effektivt med boligforvaltning aldri har vært bedre. Hvis Inger Lise Farstad skulle ta en kikk inn i krystallkula, hvordan ser virksomheters arbeidsprosesser ut om 5–10 år?

– Flere oppgaver blir automatisert. Systemet gjør jobben, ansatte gjør kontroller!

For tiden kan du i vår e-bok Digital boligforvaltning lese mer om fordelene ved å bruke gode digitale løsninger i forvaltningsarbeidet.