Hva får du igjen for å investere i et boligforvaltningssystem?

Digitalisering av boligforvaltning er i vinden som aldri før, men hva får du egentlig igjen for å investere i et boligforvaltningssystem – helt konkret?

Vi leser og hører daglig om digitalisering og automatisering. Er det bare buzzwords, eller bidrar det til konkret verdiskaping og økt produktivitet for de virksomhetene som benytter seg av mulighetene digitalisering gir?

La oss se hva du som boligforvalter får igjen for å investere i et IT-system som automatiserer og digitaliserer analoge, mekaniske og papirbaserte arbeidsprosesser og -rutiner.

Tungvint kommunikasjon gir dårlig resultat

Effektiv boligforvaltning forutsetter at kritisk informasjon om sentrale forvaltnings- og driftsmessige forhold blir delt på tvers av organisasjonen. Realiteten i mange virksomheter er imidlertid en ganske annen. Dårlig kommunikasjon mellom administrasjon og drift går utover oversikt og kontroll, noe som igjen virker negativt inn på driftsarbeidet.

Systematisk driftsarbeid gir bedre samhandling

Med en totalintegrert digital forvaltningsløsning med håndholdte verktøy, blir det mulig for drifts- og vedlikeholdspersonell å arbeide ‘papirløst’ og effektivt med digitale sjekklister, feilmeldinger, arbeidsordrer og andre driftsoppgaver ute i ‘felten’.

Dermed blir arbeidsoppgaver, interne rutiner, kommunikasjon og samhandling automatisert og systematisert. Vesentlig informasjon om de enkelte utleieobjektene og aktivitetene som er utført på det enkelte objekt, blir tilgjengeliggjort på en helt annen måte enn ved bruk av telefon, huskelapper og manuelt førte arbeidslister.

Et alt-i-ett-system for boligforvaltning er en effektiv måte å jobbe på for alle rollene i organisasjonen, og det gir oversikt og mulighet til å planlegge arbeidsdagen på en mye bedre måte enn når man sitter med regneark og forvaltningssystemer som mangler spesialtilpasset funksjonalitet.

Økt lønnsomhet og konkurranseevne

Når du bruker gule lapper og regneark for å løse økonomisk-administrative oppgaver, må du som oftest gjøre mange flere operasjoner. Gjør du en endring i et regneark for eksmpel, må du som regel overføre denne informasjonen til et økonomisystem. Alt dette dobbeltarbeidet er tidkrevende og øker risikoen for å gjøre feil.

Manuelle samhandlingsrutiner resulterer dessuten i at det blir lite tilgjengelig informasjon for alle i organisasjonen. Si at en vaktmester eller rengjøringspersonell utfører en oppgave ute i felten som skal faktureres for, og så blir informasjonen om det notert ned på en lapp. Hvis lappen blir borte, risikerer man at informasjonen aldri når fram til den som skal fakturere.

Når du investerer i et godt digitalt boligforvaltningssystem, får du og dine medarbeidere tilgang på økonomifunksjonalitet som bidrar til bedre kontroll, blant annet på fakturering og hvem som skylder husleie.
Det blir lettere å fange opp alt som skal faktureres, f.eks. vaktmestertjenester, innlåsing og andre ting som skjer ute i felten. De som jobber ute, kan registrere dette direkte i en app på telefon/nettbrett idet tjenesten er utført. Man kan sette opp automatiske fakturavarslinger på SMS, e-post og på web/app. Dette gir mindre administrasjonsarbeid og færre inkassosaker.

Med bedre kontroll på kostnader og inntekter øker du lønnsomheten og konkurranseevnen din.

Effektiv kommunikasjon gir fornøyde leietakere

En klassisk utfordring for boligforvalter/utleier er at dialogen med leietakere er for dårlig, og at inn- og utflyttingsrutiner ikke er standardisert. Leietakere – som forventer å alltid kunne nå deg som utleier – opplever at de ikke får tak i informasjonen de er ute etter, og de føler seg ofte forskjellsbehandlet.
I et godt digitalt boligforvaltningsverktøy får leietakere et lett tilgjengelig kontaktpunkt som er åpent 24/7.

De kan enkelt holde løpende dialog med deg, fra start til slutt i leieforholdet. Leietakere kan for eksempel enkelt melde inn feil via ‘Min side’ i forvaltningsløsningen. På den måten får du kjapt fanget det opp og vurdert hvor mye det haster, og det går en melding til leietaker om tidspunkt for utbedring.

Oppgaven blir automatisk tildelt riktig vaktmester eller sendt videre til en ekstern leverandør. Vaktmesteren kan skrive inn kommentarer til leietakeren, og leietakeren kan følge det opp, gå inn og purre på det, og legge til flere kommentarer. Slik kan dere ha all dialog og informasjon om utbedringen gående digitalt frem og tilbake, helt til leietakeren til slutt får beskjed om at oppgaven er utført.

All dialog blir lagt til historikken, slik at det blir enkelt å finne tilbake til hva som har blitt kommunisert.
Siden leietakere umiddelbart får svar på sine henvendelse og blir varslet ved hendelser i hele leiesyklusen, opplever de servicen som utmerket.

Optimalt belegg gir best mulig inntjening

Leietakere som opplever god service blir gjerne boende lengre, noe som bidrar til god kontinuitet i din portefølje.

Utleiere som bruker manuelle metoder og separate systemer, sliter med å holde oversikt over ledig kapasitet til enhver tid. Ikke sjelden går leiekontrakter fra å være tidsbestemte til å bli tidsubestemte som følge av at man har gått glipp av en kontraktsfornyelse.

Et boligforvaltningssystem løser dette “smertepunktet”. Kontrakter som utløper, er oversiktlig presentert på dashbord og i lister som kan periodiseres.

En fleksibel og god digital forvaltningsløsning bidrar også til maksimalt belegg gjennom å gi deg en egen annonseplattform der du effektivt kan presentere boligene dine for målgruppen, og i tillegg en rask søkemotor som lar leietakere finne det objektet som passer best for dem.

Alt i alt – med digital boligforvaltning sikrer du best mulig inntjening på dine eiendommer.

Digital boligforvaltning i et nøtteskall

Digitaliseringen av boligforvaltning hjelper deg å systematisere driftsrutiner, holde orden på antall ledige leieobjekter og ha full kontroll på økonomien. Samtidig får du helt nye muligheter til å kommunisere – rask og enkel deling av informasjon, på riktig tidspunkt, mellom de ulike brukerrollene i virksomheten.

Alt i alt bidrar dette til reduserte behandlingskostnader og best mulig beslutningsgrunnlag. Noe som i sin tur hjelper deg med å sikre høyere belegg og best mulig inntjening.