EG uniAlltid: Egen app for studentene
Modulen uniAlltid har et lettfattelig brukergrensesnitt og kan brukes som app på mobil, eller i en nettleser.
– EG uniAlltid er en skybasert ‘Min Side’ for studentene, forklarer Roux. – Med appen kan de sende søknad om bolig, signere kontrakt med BankID og ellers administrere hele sitt leieforhold.
Sunniva Roux trekker spesielt frem digital signering, som hun kaller en “gave”:
– Før i tiden, hver gang en leiekontrakt skulle fornyes, måtte vi skrive ut og stifte sammen haugevis av kontrakter. Vi fikk jo praktisk talt senebetennelse i stiftearmen for hver kontraktsfornyelse …!
EG Uni Eiendom 24: Kontroll på alle drifts- og vedlikeholdsoppgaver
I april 2019 tok Anker Studentbolig i bruk modulen eg Uni Eiendom 24, som er laget for å jobbe smart med drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Roux forklarer hvordan EG Uni Eiendom 24 har åpnet for et sømløst samspill mellom leietakerne, administrasjonen, driftsavdelingen og leverandører:
– Å ta i bruk modulen EG Uni Eiendom 24 har vært min lille “kampsak” her i et par år. Med denne løsningen kommer f.eks. feilmeldinger fra studentene direkte inn i systemet, og man har en helt sømløs kommunikasjon mellom alle avdelinger; studenten, boligadministrasjonen og resepsjonen, renholdsavdelingen, vaktmesterne og vekterne.
Med EG Uni Eiendom 24 har det blitt en helt annen flyt i samhandlingen mellom alle brukergruppene, og dette var noe Anker Studentbolig slet med i deres tidligere system.
Roux forteller om en utfordring som veldig mange boligforvaltere opplever:
– Før vi tok i bruk EG Uni Eiendom 24, kunne leietakerne ha meldt inn en feil til vaktmesteren, og så tok de kontakt med oss noen dager senere og lurte på hvordan det lå an med den saken. Så måtte vi kontakte vaktmester, som igjen måtte logge seg inn og fortelle hva som skjedde i den saken.
I dag har Anker Studentbolig fått langt bedre oversikt over alle oppgaver som er registrert i systemet, enten det er kunder, administrasjonen eller driftspersonell som har foretatt registreringen.
– Nå kan vi enkelt bare gå inn på kundekortet og se hva studenten har meldt inn, og hva vaktmesteren har svart, eller hvem vaktmesteren har satt saken videre til. Det har vært en kjempesuksess!
Hvordan har implementeringen av Uni Eiendom 24 gått?
– Vi rullet dette ut litt “hardt og brutalt”, med god hjelp fra EG Uni til å sette opp løsningen, forteller Roux.
– Det startet med at vi åpnet vi et nytt bygg med 386 boliger, som jeg ikke hadde veldig lyst til å putte inn i det gamle FDV-systemet vårt, siden jeg visste at vi snart skulle kjøre i gang med EG Uni Eiendom 24. Vi startet med dette bygget i april i fjor, og da vi kom til 1. august, rullet vi ut for alt annet også, for boligmassen lå jo allerede inne i plattformen EG Uni Eiendom, så det var bare å åpne slusene!
Hva med driftspersonellet, hvordan har de tatt imot EG Uni Eiendom 24?
– Det var en del vaktmestere som ikke satte spesielt pris på at jeg “tvang” gjennom den nye løsningen … men i dag kommer de og bokstavelig talt takker meg for at jeg har gjort det – fordi de har fått en så utrolig mye bedre hverdag.
Roux minnes spesielt én episode veldig godt:
– Det var en vaktmester som kom innom kontoret her, og som hadde vært skeptisk til å bruke et digital system ute i felten, han syntes det virket veldig komplisert. Men nå syntes han dette var utrolig gøy. Som han sa: “Du har jo lurt oss, Sunniva! Vi tror jo vi har lastet ned en form for spill, der det er om å gjøre å komme ned på null tiltak!”
Eierskap til aktivitetene gir effektiv drift
Ved hjelp av mobilapplikasjonen i EG Uni Eiendom 24 arbeider Anker Studentbolig «papirløst» og mye mer effektivt med sjekklister, feilmeldinger, arbeidsordrer og andre drifts- og vedlikeholdsoppgaver ute i «felten».
Roux peker på to faktorer som har bidratt til at drifts- og vedlikeholdsarbeidet går mye raskere og smidigere etter at de tok i bruk løsningen:
– Fra FDV-siden har det vært veldig nyttig å kunne få aktivitetene satt på seg, sånn at man nå føler et mer eierskap til oppgavene. Før gikk man og plukket fra en hylle de aktivitetene man skulle ta tak i.
– Det andre er at man ikke trenger å gå innom vaktmesterkontoret for å hente aktivitetene, hvis de er på et bygg utenfor her hvor vi har kontor. Og så kan vaktmesterne samtidig gå inn i appen og sjekke om det ligger andre aktiviteter på det aktuelle bygget som de kan ta en titt på samtidig. Da kan de enkelt ta et bilde av et avvik og videresende det til for eksempel rørleggeren, som da ser hvilket utstyr han må ta med seg for å få gjort jobben.
Boligdirektøren oppsummerer:
– EG Uni Eiendom har gjort hverdagen så utrolig mye enklere for både administrasjon og drift og for leietakerne våre.