Hva må være på plass for å få til digital boligforvaltning?

Hva kreves av organisasjonen for å digitalisere boligforvaltningen? Her er de 5 viktigste tingene som må være på plass.

Vi har tidligere skrevet om hvorfor man bør digitalisere boligforvaltning, og hvilke fordeler som ligger i å bruke digitale forvaltningsløsninger i hverdagen.

Digitalisering av boligforvaltning handler om hvordan vi velger å utnytte teknologi best mulig for å drive effektivt, øke konkurransekraften og legge til rette for fremtidig vekst.

Digitalisering er imidlertid ikke bare en bryter man slår på. Det er først og fremst en kulturell og organisatorisk transformasjon, hvor den digitale teknologien er katalysatoren.

Hva må ligge til grunn for å lykkes med en satsing på digital boligforvaltning? Vi ser nærmere på fem forutsetninger.
 

1. Du må ha lyst og endringsvilje 

For å lykkes med digital boligforvaltning må man innstille seg på omstilling, og gi det den tiden det trenger for å sette opp et godt grunnlag. Å digitalisere arbeidsprosesser krever litt grunnarbeid, men så vil man få en ny hverdag. En mye enklere hverdag, med bedre oversikt og kontroll.
 

2. Du må være fremtidsrettet

Digitalisering av boligforvaltning handler ikke bare om å gå fra analog til digital, eller om å gjøre arbeidsprosesser mer effektive. I et større perspektiv handler digitalisering om å bruke IT og digitale løsninger til å videreutvikle virksomheten, legge til rette for vekst og samtidig sørge for god sikkerhet.

Med andre ord må du ha et ønske om å følge med i utviklingen og rigge virksomheten for fremtiden.
 

3. Du må ha forankring i ledelsen

Grunnarbeidet og endringsviljen som skal til for å lykkes med digital boligforvaltning, forutsetter at du har forankring i både ledelsen og resten av organisasjonen. Det må være et ønske fra ledelsens side om å få full kontroll og oversikt over virksomheten. Ikke minst må det ligge til grunn et genuint ønske om å gi leietakerne optimal service.

Les også: 8 fordeler ved digital boligforvaltning
 

4. Du må slutte med gule lapper

Post-it-lapper er laget for å være ett sted. Når du er ute “i felten”, blir det som regel til at du har dem liggende sammenkrøllet i lomma. Dermed blir de fort avglemt eller rett og slett borte. 

Skal du lykkes med digital boligforvaltning, må du ha et ønske om å legge vekk Post-it lapper – til fordel for arbeidslister og sjekklister på mobilen.
 

5. Du må bruke et digitalt verktøy 

En forutsetning for å jobbe digitalt med boligforvaltning i praksis er å bruke et  totalintegrert IT-system som er spesiallaget for oppgaven, med skreddersydd funksjonalitet for å støtte og forbedre virksomhetens forvaltnings- og driftsrutiner.

• Det finnes mange slike systemer i markedet, men skal du ha en god digitalisering av boligforvaltningen, så må du samarbeide med en leverandør som virkelig kan bransjen og mekanismene, og som vet hva de ulike brukergruppene trenger av informasjon.